Der Schutz personenbezogener Daten hat für die Wirtschaftsuniversität Wien (kurz „WU“) höchste Priorität. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. In Erfüllung der Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO, dürfen wir Sie hiermit informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen Ihres Studiums verarbeiten und für welche Zwecke diese genutzt werden.

Kontaktdaten

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an das WU Datenschutzteam unter datenschutz@wu.ac.at.

1. Wofür verwenden wir Ihre Daten und an wen geben wir diese weiter?

Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind im Folgenden angeführt. Für manche dieser Zwecke kann es notwendig sein, die Daten an Dritte zu übermitteln. Werden Daten übermittelt, sind die jeweiligen Empfängerkategorien ebenfalls angeführt. Wenn Sie Details zu den einzelnen Empfänger*innen wissen möchten, können Sie sich gerne bei uns melden. Wenn Sie uns die jeweils erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihnen unsere Services leider nicht zur Verfügung stellen.

1.1. Online-Datenvorerfassung

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungs-/Aufnahmeverfahrens und für dieetwaige Zulassung zu dem beantragten Studium.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name; Geburtsdaten; Geschlecht; Staatsangehörigkeit; Muttersprache; verliehene und allfällige weitere akademische Titel; Kontaktdaten; Heimat- und Zustelladresse; beantragtes Studium; Daten und Zeugnisse zum Nachweis der Hochschulreife; Matrikelnummer (falls vorhanden); Vorstudiendaten; Bankverbindungsdaten; Kopie Reisepass; Sozialversicherungsnummer; bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK);

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO, unter anderem Universitätsgesetz 2002 (UG), WU Satzung, Personengruppenverordnung 2018 (PersGV), Universitätsberechtigungsverordnung (UBVO), Universitäts-Studienevidenzverordnung 2004, Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BilDokG), Universitäts- und Hochschulstatistik- und Bildungsdokumentationsverordnung (UHSBV), Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 (HSG) sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO.

Empfänger*innen sind der Datenverbund der Universitäten und Hochschulen, österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft sowie die Statistik Österreich.

1.2. Studierendenverwaltung

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Abwicklung Ihres Studiums, wie Kommunikation, Ausstellung des Studierendenausweises, Raumreservierungen und Zutrittsberechtigungen, Vorschreibung/Bezahlung eines allfälligen Studienbeitrages bzw. eines Erlasses/Rückerstattung oder einer Rückzahlung, Zuerkennung eines Leistungsstipendiums sowie Verleihung von akademischen Graden.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name; Geburtsdaten; Geschlecht; Matrikelnummer; Sozialversicherungsnummer; Staatsangehörigkeit, bei Fremden die Daten des zur Identitätsfeststellung vorgewiesenen Reisedokumentes; Heimat- und Zustelladresse; verliehene und allfällige weitere akademische Titel, Kontaktdaten; bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK); Studienbewerbungsdaten; Statistikmarken für die Personen- und Studienzählung; Bankverbindungsdaten; Beitragsstatus gem. §§ 91 und 92 UG; Beträge und Valutadatum der Beitragsvorschreibung; Beträge und Valutadatum der allfälligen Nachforderung; Bezahlungsstatus und Ist-Betrag; letztes Buchungsdatum; Bindungswirksamer Nachweis für Erlass vom Studienbeitrag; Anzahl der Semester, die der Nachweis gültig ist; Studienbeitragskonto der Universität; Ausbildungs- und Qualifikationsdaten; Antrags-, Zulassungs- oder Beginndatum des Studiums; Form, Datum und Ausstellung der allgemeinen Universitätsreife; Maturasprache und Maturaort; höchste abgeschlossene Schulbildung der Eltern (UHStat1); Grad einer allfälligen Beeinträchtigung; Lichtbild für Studierendenausweis; Zulassungsstatus; allfällige Befristung der Zulassung; Meldung der Fortsetzung des Studiums (Rückmeldung); Beendigungsdatum und -form der jeweiligen Ausbildung sowie die Bezeichnung der beendeten Ausbildung; falls vorhanden Daten früherer Studienberechtigungsprüfungen;

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO, unter anderem Universitätsgesetz 2002 (UG), WU Satzung, Personengruppenverordnung 2018 (PersGV), Universitätsberechtigungsverordnung (UBVO), Universitäts-Studienevidenzverordnung 2004, Studienbeitragsverordnung (StubeiV), Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BilDokG), Universitäts- und Hochschulstatistik- und Bildungsdokumentationsverordnung (UHSBV), Zustellgesetz (ZustG), Studienförderungsgesetz (StudFG), Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 (HSG), Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 (AVG) sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO.

Empfänger*innen sind der Datenverbund der Universitäten und Hochschulen, österreichische
Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft, Banken sowie die Statistik Österreich.

1.3. Lehre und Prüfungsverwaltung, Lern- und Medienplattformen

Die Verarbeitung erfolgt für die Ankündigung, Durchführung, Unterstützung und Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, wie An- und Abmeldung, Bereitstellung von Lehr- und Lerninhalten sowie Kommunikation, Dokumentation von Lehrveranstaltungen sowie Prüfungsleistungen und wissenschaftlichen Arbeiten inklusive Plagiatsprüfungen.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: (Account-)Daten zu Lehrveranstaltungen/Prüfungen; Prüfungsdaten einschließlich Prüfungsprotokolle; Semesterstunden abgelegter und positiv beurteilter Prüfungen; erlangte ECTS-Anrechnungspunkte; Antragsdaten; Daten von von Amts wegen eingeleiteten Verfahren; Prüfungsanerkennungsdaten; Zusatzprüfungen; Daten zu den wissenschaftlichen Arbeiten; Plagiatsfalldaten; Name; E-Mail; Lehrveranstaltungsinformationen; Kalendereinträge und synchronisierte Termine (z.B. LV-Termine); Metadaten/Protokolldaten (z.B. IP Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen); Text-, Audio- und Videodaten; Inhaltsdaten (z.B. Uploads von Dateien, Web-Recordings).

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (u.a. § 78 UG), die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO, Art 89 DSGVO (wissenschaftliche Forschungszwecke), das Universitätsgesetz 2002 (UG), das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) sowie die WU Satzung, die WU Prüfungsordnung und der Studienplan.

Empfänger*innen sind die Öffentlichkeit (z.B. Pflicht zur Veröffentlichung eines Verzeichnisses der Lehrveranstaltungen nach § 59 Abs 5 UG; Pflicht zur Veröffentlichung positiv beurteilter wissenschaftlicher Arbeiten der Studierenden nach § 86 UG), Gutachter*innen sowie von der WU für die digitale Lehre eingesetzte Auftragsverarbeiter*innen.

1.4. Einsatz von Webkonferenzsystemen

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Abhaltung von Lehrveranstaltungen in Hybridform (teilweise Distanz und teilweise Präsenz), gestreamte oder aufgezeichnete Lehrveranstaltungen bzw. der Lehrveranstaltungsunterstützung unter dem Einsatz der Webkonferenzsysteme MS Teams und Zoom, um einen ordnungsgemäßen Studienbetrieb zu gewährleisten.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Metadaten wie Teilnehmer-IP-Adressen; Geräte-/Hardware-Informationen; Verbindungsdaten; Texteingaben bei Nutzen der Chatfunktion; Audio- und Videodaten bei Aktivierung der Kamera und des Mikrofons; Microsoft Teams- bzw. Zoom-Accountdaten; von den Lehrenden zur Verfügung gestellte Präsentationen und Lehrunterlagen; von den Studierenden hochgeladene Inhalte.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (§ 3 Z 1, 6 und 7 und §§ 76 ff UG 2002) sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO; insbesondere zur Gewährleistung des Rechts auf Bildung gemäß Art 14 GRC, zur Sicherstellung der Lernfreiheit der Studierenden gemäß § 2 UG sowie des Rechts auf Teilnahme an den für das Ausbildungsziel notwendigen Lehrveranstaltungen gemäß § 59 UG. Hinsichtlich der Kommunikation untereinander beruft sich die WU auf das berechtigte Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, einfach zugängliche und ortsunabhängige Kommunikation zu ermöglichen.

Empfänger*innen sind die Videokonferenzsysteme von Zoom Video Communications Inc. (Zoom) und Microsoft (Microsoft Teams) mit Sitz in den USA. Virtuell teilnehmende Personen erhalten im Rahmen der Übertragung Text-, Video- und Audiodaten der anderen teilnehmenden Personen. Zudem sind auch die Namen der virtuell teilnehmenden Personen für die anderen Teilnehmenden sichtbar.

1.5. Online-Aufsicht und Desktopaufzeichnung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung und Gewährleistung der Integrität der Distanzprüfung bzw. der digitalen Prüfung am Campus der WU (Bring Your Own Device), insbesondere zur Sicherstellung, dass die Prüfung ausschließlich von Ihnen bearbeitet wird, es keinen mündlichen Austausch mit Dritten gibt und auf keine unerlaubten Ressourcen (Internet, eigener Computer) zugegriffen wird.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name; Matrikelnummer; Kontaktdaten; Audio- und Videodaten bei Aktivierung der Kamera und des Mikrofons; Bilddaten des Desktops; hochgeladene Fotos/Ausweis.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO, insbesondere für die Feststellung und Beurteilung des Studienerfolgs gemäß § 72 UG. Nach § 73 UG ist eine Beurteilung mit Bescheid für nichtig zu erklären, wenn bei einer Prüfung die Beurteilung, insbesondere durch die Verwendung unerlaubter Hilfsmittel, erschlichen wurde. Weitere Rechtsgrundlagen sind Art 9 Abs 2 lit j DSGVO iVm Art 89 Abs 1 DSGVO und § 2f Abs 5 Forschungsorganisationsgesetz (FOG), Prüfungsordnung.

1.6. Evaluierung und Qualitätssicherung in der Lehre

Die Verarbeitung der Daten der Studierenden- und Absolvent*innenbefragungen sowie die Evaluierung des Zulassungstests erfolgt zum Zweck der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Lehrangebotes. Das WU Student Panel liefert uns wichtige Informationen über die Studiensituation aus Sicht der Studierenden über den gesamten Student Lifecycle hinweg als Basis für die Weiterentwicklung der Studienqualität an der WU.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Studiendaten; Aufnahmeverfahren und Studienbeginn; soziodemografische Daten; Studienentscheidung; Tätigkeiten vor Studienbeginn; Studienberechtigungen; Vorkenntnisse; geplanter Verlauf des Studiums; geplante studienbezogene Auslandsaufenthalte; Pläne nach dem Studium; Arbeitslast im Studium; Berufsplanung; Studienzufriedenheit; Orientierung im Studium; Einstellungen zum Studium; Selbsteinschätzung im Studienverlauf; geplanter Verlauf eines weiteren Studiums; Zufriedenheit mit technischer Infrastruktur; Zufriedenheit mit Services der WU; Jobsuche; Pläne nach dem Studium; berufliche Situation; Dauer der Berufsausübung; Berufsbezeichnung; Berufserfahrung; Karriereverlauf; allfällige Verbesserungsvorschläge; Retrospektive Einschätzung des Kompetenzerwerbs an der WU; Retrospektive Einschätzung des Studiums an der WU; finanzielle Situation; Infos zu Bachelor- /Masterarbeit; besondere Kenntnisse und Qualifikationen; Account-Daten.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (ua. § 14 UG; § 71 UG; §2 Universitätsfinanzierungsverordnung; §§ 18ff Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz; § 141 UG; Bildungsdokumentationsgesetz; Satzung WU).

1.7. IT-Benutzer*innenverwaltung und Support, Gewährleistung der IT-Funktionalität und IT-Sicherheit

Die Verarbeitung erfolgt für die Verwaltung von Accounts, Berechtigungen, Benutzer-IDs sowie Self-Services rund um den WU-Account und damit verbundener Dienste. Die WU zieht zu diesem Zweck auch externe IT Dienstleister*innen als Auftragsverarbeiter*innen zur Bereitstellung, Betreuung und/oder Wartung der von der WU eingesetzten IT Anwendungen und IT Systeme heran. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb und eine datenschutzkonforme Nutzung der IT-Systeme nicht möglich.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: WU-Accountdaten; Name; bereichsspezifisches Personenkennzeichen (bPK); Kontaktdaten; Foto des Studierendenausweises; Inhaltsdaten; Protokolldaten; Zutrittsberechtigungen.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind das berechtigte Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (Interesse an sicherer und funktionierender Benutzer*innenverwaltung) sowie die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (Art 24, Art 32 DSGVO), geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Empfänger*innen sind Microsoft Österreich für den Studierenden Email Account (Microsoft 365). Die Daten werden von Microsoft innerhalb der EU gespeichert. Zur physischen Lagerung der Datenspeicherung (Backup-Daten) ziehen wir das Ausfallrechenzentrum des Bundes als Auftragsverarbeiter heran. Darüber hinaus ziehen wir weitere IT Dienstleister*innen als Auftragsverarbeiter*innen zur Bereitstellung, Betreuung und/oder Wartung der von der WU eingesetzten IT Anwendungen und IT Systeme heran.

1.8. Unterstützungsangebote für Studienanfänger*innen

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung studienbegleitender Tutorien zur Unterstützung der Studienanfänger*innen auf Bachelorebene bei der sozialen und akademischen Integration an der WU sowie die Einteilung der Studienanfänger*innen in Gruppen und zur Zuteilung zu Tutor*innen verarbeitet und gespeichert. Des Weiteren verarbeiten wir die Daten der Tutor*innen für die Zwecke der Auswahl und gegebenenfalls zur Anrechnung der Tätigkeit als freies Wahlfach.

Datenkategorien Studienanfänger*innen: Name; Geschlecht; Geburtsdatum; Staatsbürgerschaft; Matrikelnummer; Kontaktdaten; Studium.

Datenkategorien Tutor*innen: Name; Geschlecht; Geburtsdatum; Staatsbürgerschaft; Matrikelnummer; Kontaktdaten; Studium; bereits absolvierte ECTS; Prüfungsergebnisse.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (§ 60 Abs 1 c UG Einrichtung von Anfänger*innentutorien). Virtuell teilnehmende Personen erhalten im Rahmen der Übertragung Text-, Video- und Audiodaten der anderen teilnehmenden Personen. Zudem sind auch die Namen der virtuell teilnehmenden Personen für die anderen Teilnehmenden sichtbar.

1.9. Mobilität der Studierenden

Die Verarbeitung erfolgt für die Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie in weiterer Folge zur Organisation des Aufenthaltes und Anerkennung von Prüfungsleistungen im Rahmen eines Mobilitätsprogramms der WU.  

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Art der internationalen Mobilität und Gastland des Auslandsaufenthaltes; Name; Kontaktdaten; Anschrift; Geschlecht; Staatsangehörigkeit; Notfallkontakt; Studienrichtung; Studienbeginn; absolvierte Semester an der WU; Sammelzeugnis; Notendurchschnitt; Auslandserfahrung; Sprachkenntnisse; Lebenslauf; Kopie Reisepass; Erfolgsnachweis; Bewertung Bewerbung Studierende;

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (§§ 2,3 UG: Verpflichtung der Universität zur Förderung der internationalen Mobilität), die Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO sowie das berechtigte Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Empfänger*innen sind Partneruniversitäten, Versicherungen, Fördergeber.

1.10. Absolvent*innenverwaltung

Die Verarbeitung erfolgt für die Pflege der Kontakte zu Absolvent*innen, wie Information zu Weiterbildungen, Veranstaltungen, Exkursionen, Umfragen.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name; Kontaktdaten; Geburtsdatum; Matrikelnummer; Studienabschluss; Studienrichtung; Titel; Anrede; Geschlecht; frühere Namen; Spenden; Veranstaltungsdaten.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (§ 3 Ziffer 10 UG: Kontaktpflege zu Absolvent*innen; § 3 Ziffer 5 UG: Weiterbildung von Absolvent*innen), bei der Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen die Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie das berechtigte Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (Öffentlichkeitsarbeit).

Empfänger*innen sind Druckereien, Post, Banken, Payment Provider, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Finanzbehörden. Als Auftragsverarbeiter wird die Data Dialog EDV Systeme GmbH eingesetzt.

1.11. Bibliotheksverwaltung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Nutzung der Universitätsbibliothek und der angebotenen bibliothekarischen Dienstleistungen inklusive Entlehnung sowie gegebenenfalls für Mahnzwecke und etwaiger damit verbundener Rechtsdurchsetzung.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name; Matrikelnummer; Geschlecht; Geburtsdatum; Kontaktdaten; Bibliotheksausweisdaten; User-ID; Entlehndaten; Rechnungs- und Zahlungsdaten; Mahndaten; Protokolldaten.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO sowie das berechtigte Interesse an der Erbringung von Serviceleistungen durch die Bibliothek gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO sowie Art 9 Abs 2 lit f DSGVO zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger*innen sind externe Dienstleister (Firma Ex Libris GmbH, Discoverysystem Primo, Smartfreq Ltd. und k42-Gregor Dorfbauer), österreichische Bibliothekenverbund, Finanzprokuratur, Mensa.

1.12. Spindverwaltung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Nutzung von elektronischen Schließfächern.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name; Matrikelnummer; Geschlecht; Geburtsdatum; Kontaktdaten; Spindnummer; Bibliotheksausweisdaten; Nutzungszeitraum; Protokolldaten.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie das berechtigte Interesse am Schutz des Eigentums gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Empfänger*in ist die Firma Gantner Electronic GmbH, die die WU als Auftragsverarbeiterin heranzieht.

1.13. Rechtsstreitigkeiten

Die Verarbeitung erfolgt zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Matrikelnummer, Akteninhalte; Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das berechtigte Interesse der WU an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Empfänger*innen sind involvierte Personen, wie insbesondere Gerichte und Rechtsvertreter, Staatsanwaltschaft.

2. Werden Ihre Daten an Empfänger*innen außerhalb der EU / des EWR weitergegeben?

Im Rahmen der Studierendenverwaltung werden gewöhnlich keine Daten an Empfänger*innen außerhalb der EU / des EWR übermittelt. Jedoch kann es im Zusammenhang mit dem Einsatz von Cloudanbietern zu einer Datenübermittlung in Drittländer kommen. Hierbei können die Regelungen nach Art 44 ff DSGVO zur Anwendung kommen. Die Übermittlung erfolgt dabei entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art 45 DSGVO oder mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art 49 Abs 1 lit a DSGVO oder zur Erfüllung eines mit den betroffenen Personen oder in ihrem Interesse geschlossenen Vertrags gemäß Art 49 Abs 1 lit b DSGVO oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses gemäß Art 49 Abs 1 lit d DSGVO.

Wenn es mit vertretbaren Mitteln möglich ist, vermeiden wir den Einsatz von Auftragsverarbeitern aus Drittländer. Lässt sich der Einsatz von Auftragsverarbeitern aus einem Drittländer nicht vermeiden, achten wir zur Gewährleistung eines gleichwertigen Datenschutzniveaus auf den Abschluss entsprechender vertraglicher Vereinbarungen (insb. den Abschluss von Standardvertragsklauseln gem. Art 46 Abs 2 lit c DSGVO) und die Zusage geeigneter Garantien.

3. Wie lange speichern wir Ihre die Daten?

Die WU ist aufgrund verschiedener gesetzlicher Bestimmungen, unter anderem im Universitätsgesetz 2002, im Bildungsdokumentationsgesetz sowie in der Universitäts-Studienevidenzverordnung 2004, verpflichtet, eine Vielzahl an Daten ihrer Studierenden aufzubewahren, darunter beispielsweise Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Beginndatum und Beendigungsdatum der Ausbildung, Matrikelnummer sowie Prüfungsdaten.

Die Anschrift am Heimatort und die Zustelladresse sind 10 Jahre lang zu speichern. Im Hinblick auf die Gewährleistung der ordnungsgemäßen Vergabe von Matrikelnummern sind die Matrikelnummer, Familienname und Vorname(n), Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Datum der allgemeinen Universitätsreife, Kennzeichnung als ungültige Matrikelnummer, Bereichsspezifisches Personenkennzeichen (BF) 99 Jahre zu speichern. Prüfungsdaten müssen gemäß § 53 UG mindestens 80 Jahre aufbewahrt werden. Prüfungsprotokolle, Korrekturen schriftlicher Prüfungen, Beurteilungsbögen und Prüfungsbögen müssen 6 Monate ab Bekanntgabe der Beurteilung aufgehoben werden (§§ 79, 84 UG). Die in den Evidenzen der Studierenden enthaltenen Sozialversicherungsnummern oder Ersatzkennzeichen der Studierenden werden spätestens 2 Jahre nach dem Abgang von der Bildungseinrichtung gelöscht. Daten im Zusammenhang mit Bankomatzahlungen werden gemäß § 132 BAO 7 Jahre aufbewahrt und danach gelöscht. Die Daten der Studierenden und Absolvent*innenbefragungen werden nach sechs Jahren gelöscht. Die Daten der Online-Aufsicht werden während der 4-wöchigen Beurteilungsfrist und darüber hinaus während der 2-wöchigen Einspruchsfrist gespeichert und danach gelöscht. Im Falle eines Einspruches werden die Daten bis zum Abschluss des betreffenden Verfahrens gespeichert und dann gelöscht. Die Daten der Spindverwaltung werden 14 Tagen nach Nutzung aus dem System gelöscht. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten werden die Daten in der Regel zumindest so lange aufbewahrt, als Ansprüche gegen die WU geltend gemacht werden können und bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Gesetzliche Verjährungsfristen betragen gewöhnlich 3 Jahre und längstens 30 Jahre.

4. Welche Rechte stehen Ihnen als betroffene Person zu?

Als Betroffene oder Betroffener dieser Datenverarbeitung stehen Ihnen gegenüber der WU als Verantwortliche das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch zu. Darüber hinaus haben Sie als Betroffene oder Betroffener das Recht, allfällige Beschwerden bei der österreichischen Datenschutzbehörde einzubringen. Nähere Informationen zu Ihren Rechten als betroffene Person finden Sie auf unserer Webseite unter www.wu.ac.at/betroffenenrechte. 

Um Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich an das WU Datenschutzteam unter datenschutz@wu.ac.at wenden.