Die Umstellung der meisten Bachelorstudiengänge von LEARN auf Canvas ist für das Wintersemester 2023/24 geplant. Dies bedeutet, dass viele Lehrende in den Sommermonaten Umstellungsarbeiten durchführen werden. In der BRInfo 2/2023 haben wir zuletzt Anwendungs- und Handlungsempfehlungen gegeben, die auf dem damaligen Kenntnisstand und den Antworten auf unsere Rückfragen basierten. Nach zehn Monaten Echtbetrieb seit Juli 2022 sind nun aktualisierte Nutzungsbedingungen in Kraft getreten. Diese enthalten, wie vom Betriebsrat des wissenschaftlichen Personals mehrfach gefordert, wichtige Klarstellungen und Handlungsempfehlungen, die wir an dieser Stelle herausstreichen möchten.

Fehlende Zugriffskontrolle auf Dateien

Dieses Problem besteht auf unbestimmte Zeit fort, da der Dienstanbieter hinter Canvas bisher keine zeitliche Zusicherung zur Behebung abgegeben hat. Die WU hat uns gegenüber versichert, dass man mit Nachdruck auf eine ehestmögliche Umsetzung dränge. Bis dahin gilt (die Nutzungsbedingungen im Wortlaut): „Die von Lehrenden auf das LMS hochgeladenen Inhalte sind über temporäre URLs für einen Zeitraum von maximal 24 Stunden und die von Studierenden hochgeladenen Inhalte über einen Zeitraum von maximal 10 Stunden frei (ohne Zugangskontrolle) zugänglich, sofern die temporäre URL bekannt ist.“

Wir empfehlen daher weiterhin dringend Dateien auf Canvas bis zur technischen Behebung dieser Situation nur nach eigenem Ermessen in zusätzlich gesicherter Form abzulegen (z.B. passwortgeschützte Dateien, Teilen von Materialen über zeitlich begrenzte und passwortgesicherte ownCloud-Links). Das gilt insbesondere für Materialien, die mit Verwertungsrechten von Dritten (z.B. Verlagen), belegt sind oder die u.U. besonders schützenswerte Sphären berühren (etwa Videoaufzeichnungen aus Privat- oder nicht dafür vorgesehenen Büroräumen).

Nutzung von Canvas nur bei aufrechter VPN-Verbindung

Die aktualisierten Nutzungsbedingungen stellen klar: „Für Zugriffe aus der EU ist sichergestellt, dass die Datenverarbeitung innerhalb der EU durchgeführt wird. Bei Zugriffen von außerhalb der EU kann eine Verarbeitung der Daten innerhalb der EU nur bei Verwendung des VPN Zugangs der WU sichergestellt werden. Zugangsberechtigte, die von außerhalb der EU zugreifen, sind angehalten aktiv den VPN Zugang der WU zu verwenden.“

Datenhaltung bei „Canvas Commons“

Die aktualisierten Nutzungsbedingungen beschreiben die Ausgangslage wie folgt: „Wenn Sie Canvas Commons verwenden, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO). Indem Sie Canvas Commons nutzen, willigen Sie auch ausdrücklich der Übermittlung Ihrer Daten in die USA ein (Art 49 Abs 1 lit a DSGVO). Bitte beachten Sie, dass den USA vom Europäischen Gerichtshof kein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt wird. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten dem Zugriff durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken unterliegen und dagegen keine wirksamen Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, dieser Widerruf berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung. Am einfachsten geht das, indem Sie die Daten in Canvas Commons selbst löschen.“

Achten Sie demnach darauf, dass die Verwendung von Canvas Commons genau überlegt und nur freiwillig unter Einsatz eines zusätzlichen Vertraulichkeitsschutzes für Ihre Daten erfolgen sollte (z.B. passwortgeschützte Dateien oder Teilen von Materialen über zeitlich begrenzte und passwortgesicherte ownCloud-Links).

Mobile Apps von Canvas (insbes.: „Canvas for Teachers“)

In den Nutzungsbedingungen heißt es: „Es wird kein Support für die Nutzung der beiden Apps angeboten.”

Das bestätigt unsere Berichterstattung aus der BRInfo-Ausgabe 2/2023. Weiterhin raten wir von der Nutzung dieser Apps ab. Die datenschutzrechtliche Abklärung, auf die sich die Arbeitgeberin bezieht, wurde vom Dienstanbieter hinter Canvas in Auftrag gegeben und ist damit nicht unabhängig oder direkt durch die WU erfolgt.

^22.05.2023

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