Unser Arbeitsalltag ist von einer ständig zunehmenden Anzahl elektronischer Kommunikationsmittel und Systeme geprägt, bei denen einerseits ein Mindestmaß an personenbezogenen Daten für die Nutzung notwendig ist bzw. anderseits personenbezogene Daten übermittelt und verwendet werden.

Darunter fallen die derzeit genutzten

• Druckersysteme

• Kommunikationssysteme

• Zutrittssysteme

• Überwachungskameras

• der elektronische Personalakt

• ALMA (das digitale Bibliothekssystem) sowie

• viele weitere operative Systeme (Bach, SAP, etc.)

Bei diesen Systemen ist die Verwendung personenbezogener Arbeitnehmer*innen-Daten genau zu prüfen. Es wurden hier entsprechende Betriebsvereinbarungen geschlossen, die gewährleisten, dass diese Systeme nur in dem vereinbarten Ausmaß genutzt werden, schutzwürdige Persönlichkeitsrechte gewahrt bleiben und es in keinem Fall zu einer Überwachung von Mitarbeiter*innen kommt.

Diese Vereinbarungen regeln den Datenzugriff durch die jeweiligen Systeme sowie der Arbeitgeberin. In diesen Vereinbarungen finden sich auch Regelungen bzgl. der Datensicherheit personenbezogener Daten in all diesen Systemen.

Im Zuge der Pandemie hat die erforderliche Umstellung auf digitale Formate sowohl in der Lehre als auch in der Verwaltung viele neue Herausforderungen in diesem Bereich gebracht. Aufgabe der Betriebsvereinbarungsparteien ist es, bei der Einführung neuer Systeme (wie z.B. Teams) vorab zu prüfen, ob deren Verwendung durch die bestehenden Regelungen gedeckt ist. Wenn nicht, sind entsprechende Ergänzungen der einschlägigen Betriebsvereinbarung zu verhandeln und abzuschließen. Auch die Einführung neuer Betriebssysteme bedarf dieser Vorab-Prüfung und je nach Beurteilungsergebnis den Abschluss neuer Vereinbarungen zwischen Betriebsrat und Arbeitgeberin. Um dieses Prozedere der aktuellen Geschwindigkeit bei der Einführung/Aktualisierung neuer IT-Anwendungen Rechnung zu tragen, ohne dabei den Schutz der personenbezogenen Arbeitnehmer*innen-Daten bzw. den Schutz der WU-Mitarbeiter*innen vor unzulässiger Kontrolle zu vernachlässigen, wurde 2022 eine neue Rahmenbetriebsvereinbarung IT ausverhandelt. Die aktuelle Version der Betriebsvereinbarung „IT“ finden Sie hier.

Eine konkrete datenschutzrechtliche Aufgabe des Betriebsrats besteht auch bei Datenauswertungen von Einsichten in Zutrittsdaten oder Videoaufzeichnungen. Diese dürfen nur in begründeten Fällen und im Beisein von Mitgliedern des Betriebsrats erfolgen. In unterschiedlichen Intervallen fallen hier relativ kurzfristig angekündigte Einsichtstermine an.

Ihre Ansprechpartner*innen:

Stefan Sobernig, Rony Flatscher, Mark Strembeck und Karin Burger-Ehrnhofer

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