MS Teams kann in jedem Lehrraum an der WU über den Vortragenden-PC verwendet werden.

In jedem Lehrraum liegt ein Quickguide vor, den Sie auch hier herunterladen können:

• Quickguide für HS 180 & Audimax

• Quickguide für SR 30

Audio

• Über das jeweils raumspezfische Mikrofon wird das von Ihnen Gesprochene in optimaler Audioqualität übertragen. Wortmeldungen von Studierenden im Lehrraum werden jedoch nicht über MS Teams übertragen. Bitte wiederholen Sie daher die Wortmeldungen der Studierenden.

• Ausnahmen sind Lehrräume mit Deckenmikrofonen, über die auch Wortmeldungen von Studierenden übertragen werden. Nähere Infos zu den Deckenmikros finden Sie hier.

Kamerabild

• In Lehrräumen mit fix installierter Kamera ist diese in MS Teams vorausgewählt. Sie haben die Möglichkeit zwischen drei verschiedenen Kamera-Presets zu wählen, um unterschiedliche Bereiche des Lehrraums zu übertragen. Nähere Infos zu den Kamera-Presets finden Sie hier.

• In Lehrräumen ohne fix installierter Kamera, verwenden Sie eine Webcam. Diese überträgt bei einer Positionierung am Monitor den Bereich rund um den Vortragenden-PC.

Bildschirminhalt

Dieser wird gestreamt, sobald Sie Ihren Bildschirm und die darauf geöffneten Präsentationen, das digitale Whiteboard oder Dokumente in MS Teams teilen.

1. Legen Sie ein Meeting in MS Teams mit Datum und Zeit der LV-Einheit an.

2. Fügen Sie bei Personen alle Personen ein, die als Organisator*innen des Meetings fungieren sollen (z.B. LV-Leiter*innen, Tutor*innen).

3. Klicken Sie auf „Weitere Optionen" (s. Screenshot) und wählen Sie die passenden Einstellungen.
   
   Stellen Sie ein, wie mit dem Wartebereich umgegangen werden soll.

   Wer kann den Wartebereich umgehen?	Empfohlen, wenn...
   Jeder	...prinzipiell jede*r am Meeting teilnehmen können soll. Studierende, die mit ihrem WU-Account in MS Teams eingeloggt sind, und Studierende ohne Login treten sofort der Besprechung bei. Ausnahme: wenn sich noch kein*e (Mit-)Organisator*in in der Besprechung befindet, warten Studierende ohne WU-Account zunächst im Wartebereich und nehmen automatisch an der Besprechung teil, sobald ein*e (Mit-)Organisator*in das Meeting betreten hat.
   Personen in meiner Organisation	... nur Studierende, die mit ihrem WU-Account in MS Teams eingeloggt sind, sofort am Meeting teilnehmen können sollen. Studierende ohne WU-Account landen in diesem Fall zunächst im Wartebereich. Der/Die Organisator*in kann die Studierenden im Wartebereich ignorieren, aktiv verweigern oder zulassen. Hinweis: Das Managen der Personen im Wartebereich stellt einen zusätzlichen Aufwand dar, der das Vortragen stören kann. Verwenden Sie diese Einstellung nur, wenn Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen (z.B. Tutor*in). TIPP: Kommunizieren Sie vorab genau, wie Sie mit Studierenden verfahren, die sich nicht mit ihrem WU-Account in MS Teams anmelden, und appellieren Sie grundsätzlich an Studierende, dass sie ihren WU-Account für MS Teams nutzen!

   
   Legen Sie fest, ob Studierende während des Streamings eine passive oder aktive Rolle haben sollen. Je nachdem können sich die Einstellungen ändern (s. Screenshot):

   Für ein reines Lecture Streaming ohne Interaktionsmöglichkeit für Online-Teilnehmende empfehlen wir folgende Einstellungen:	Für ein Lecture Streaming mit Interaktionsmöglichkeit für Online-Teilnehmende empfehlen wir stattdessen:
   Ankündigen, wenn Personen, die sich einwählen, hinzukommen oder gehen: Nein Wählen Sie bei Bedarf zusätzliche Mitorganisator*innen aus Wer kann präsentieren: Nur Mitorganisatorinnen und ich Mikrofon für Teilnehmer zulassen: Nein Kamera für Teilnehmer zulassen: Nein Besprechungschat: NEIN Reaktionen (s. Screenshot) zulassen: NEIN	Besprechungschat: NUR in der Besprechung Reaktionen (s. Screenshot) zulassen: JA

4. Speichern Sie das Meeting.

5. Stellen Sie sicher, dass die Person, die das Streaming über MS Teams im Lehrraum startet, vorab im Controlpanel 2 Funktionen aktiviert hat:

   • gesamten Bildschirm übertragen > Videokonferenzen > Teams Funktionen > Screen-Sharing Gesamten Desktop teilen > Nutzungsbedingungen zustimmen

   • falls eine Aufzeichnung des Streamungs geplant ist: Videoaufzeichnungen > Videokonferenzen > Teams Funktionen > Videoaufzeichnungen ermöglichen  > Nutzungsbedingungen zustimmen

   • ACHTUNG: Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, kann es bis zu mehreren Stunden dauern, bis die Berechtigungen angepasst sind.

 

• Versenden Sie den Teilnahmelink des MS Teams Meetings per E-Mail an Studierende oder posten Sie den Teilnahmelink in Ihrer LV in Canvas/Learn (z.B. in einer Ankündigung, im Forum oder auf einer Inhaltseite).

• WICHTIG: Damit Studierende mit ihrem WU-Account in MS Teams einsteigen können, müssen sie bis 24h vor der gestreamten LV-Einheit MS Teams aktiviert haben. Informieren Sie Ihre Studierenden rechtzeitig darüber (eine Anleitung finden Sie hier). 

• Teilen Sie ggfs. mit, wie Sie mit Studierenden verfahren, die sich nicht mit ihrem WU-Account in MS Teams anmelden (werden diese vom Wartebereich aus zugelassen oder nicht?)

• Geben Sie den Studierenden zusätzliche Informationen darüber, ob Fragen im Chat möglich sein werden und ob bzw. wie diese während des Streamings (oder erst danach) aufgegriffen werden.

• Mikrofon: Für die Übertragung des Tons benötigen Sie das raumspezifische Headset-Mikro des jeweiligen Lehrraums. Dieses können Sie vor Beginn der LV am IT Service Desk im TC (Lageplan) ausleihen.

• Handy: Diejenige Person, die das MS Teams Meeting in Lehrraum startet, muss mittels 2-Faktor-Authentifizierung am Handy den Login bestätigen.

• Ggfs. Webcam: Wenn Sie in einem Lehrraum ohne fix verbauter Kamera sind, müssen Sie eine Webcam mitnehmen.

• Ggfs. Laptop/Tablet: Nehmen Sie einen zusätzlichen Laptop/Tablet mit, falls eine unterstützende Person (Tutor*in) während der LV den Chat im Blick behalten will. Diese Person loggt sich am Laptop ebenfalls in das Teams Meeting ein (und kann auch überprüfen, ob als Online-Teilnehmer*in alles korrekt angezeigt wird).

Weitere Informationen finden Sie im FAQ zur Entlehnung & Rückgabe.

Wir empfehlen, bei einem geplanten Streaming wenn möglich bereits 15 min vor LV-Start im Lehrraum zu sein, um die Einstellungen überprüfen zu können.

1. Starten Sie das System im Lehrraum mit einem Klick auf "ON".

2. Setzen Sie das Headset-Mikrofon auf und befestigen Sie den Taschensender an Ihrer Kleidung.

3. Stecken Sie ggf. die Webcam an den USB-Anschluss und befestigen Sie die Webcam mittig am oberen Rand des Monitors.

4. Bereiten Sie die Dateien (PPT, PDF, etc.) vor, die Sie während der LV streamen möchten.

5. Klicken Sie auf das Microsoft Teams Icon am Desktop.

6. Loggen Sie sich mit Ihrem WU-Account ein.

7. Geben Sie den Zahlencode ein, den Sie per App oder SMS erhalten. (Die Anmeldung in MS Teams erfordert in regelmäßigen Abständen eine 2-Faktor-Autehntifizierung (2FA). Vergessen Sie daher nicht, Ihr Handy in den Lehrraum mitzunehmen, um den per App oder SMS erhaltenen Zahlencode abrufen und eingeben zu können).

8. Starten Sie das bereits angelegte MS Teams Meeting.

9. Ent-muten Sie das Mikro und testen Sie die Übertragung des Tons. Dafür kann eine weitere Person, z.B. ein*e Tutor*in, ebenfalls in das Meeting einsteigen und Ihnen Rückmeldung geben, ob der Ton zu hören ist.
   Das  Mikro ist grundsätzlich bereits vorausgewählt; "Lexicon Alpha In/Out (USB-Audiogerät)" in Hörsälen 180 und Audimax bzw. "Microphone (Realtek(R) Audio)" in Seminarräumen 30 und Hörsälen 60).

10. Aktivieren Sie die Kamera in MS Teams. In Lehrräumen mit fix verbauter Kamera ist diese bereits vorausgewählt. Wenn Sie eine Webcam verwenden, wählen sie diese in den Geräteeinstellungen aus.

11. Wählen Sie in Lehrräumen mit Kamera das gewünschte Kamera-Preset.Klicken Sie dafür auf die LCAST Taste am Touchpanel bzw. im Tastebedienfeld. Die Kamera wechselt zwischen 3 verschiedenen Presets. In MS Teams sehen Sie jeweils nach Drücken der Taste eine Vorschau des Kamerabildes.

12. Überprüfen Sie, wie viele Teilnehmer*innen bereits im Meeting sind, und starten Sie mit der Begrüßung zur LV-Einheit.

13. Hinweis: Studierende, die sich nicht mit Ihrem WU-Account eingeloggt haben (weil sie z.B. MS Teams noch nicht aktiviert haben), kommen nicht sofort ins Meeting, sondern landen als Gäste im Wartebereich (s. Screenshot). Sie können/müssen von Ihnen oder einem/einer (Mit-)Organisator*in ins Meeting eingelassen werden (z.B. von Tutor*in). Sie können einzelne Personen ins Meeting lassen oder alle Personen im Wartebereich zugleich.

14. Beginnen Sie mit Ihrer Präsentation, indem Sie die entsprechende Datei (z.B. PPT, PDF) öffnen und den GANZEN Bildschirm in MS Teams teilen.

 

Bei einem Streaming aus dem Lehrraum empfiehlt es sich stets den gesamten Bildschirm (Desktop) zu teilen (s. Anleitung). Durch das Teilen des gesamten Bildschirms werden auch das digitale Whiteboard SMART Notebook, eingebettete Videos in Präsentationen sowie Ihre Annotationen am Monitor mit dem angehängten Stift übertragen.

Hinweis: Bevor Screen Sharing möglich ist, muss die Policy im Controlpanel angenommen werden!

TIPPS:

• Der Chat ist beim Übertragen des gesamten Bildschirms für den/die Vortagende*n nicht sichtbar. Falls Sie während des Streamings den Chat zugelassen haben, empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen die Präsentation zu unterbrechen und den Chat zu überprüfen. Alternativ kann die Chatbetreuung durch eine unterstützende Person (z.B. Tutor*in) erfolgen.

• Wortmeldungen von Studierenden im Lehrraum werden über MS Teams nicht übertragen (Ausnahme sind Lehrräume mit Deckenmikrofonen). Wiederholen Sie Fragen und Wortmeldungen der im Raum anwesenden Studierenden daher, damit Studierende im MS Teams Stream diese ebenfalls hören.

Um Ihr Streaming aufzuzeichnen, nutzen Sie die Aufzeichnungsoption von MS Teams:

• In den Einstellungen des Teams-Meetings können Sie festlegen, dass automatisch aufgezeichnet wird. In diesem Fall startet das Recording, sobald das Meeting gestartet wurde. Wenn das Meeting beendet wird, wird auch die Aufzeichnung gestoppt.

• Alternativ kann die Aufzeichnung jederzeit manuell während des Meetings gestartet werden („…Weitere“ > „Aufzeichnen und transkripieren“ > „Aufzeichnung beginnen“ (s. Screeshot)

• Hinweis: Mit jeder Aufzeichnung wird automatisch auch eine Transkription gestartet. Wenn Sie das nicht benötigen, können Sie die Transkription manuell im Meeting beenden.

• Nach Beendigung der Aufzeichnung finden Sie das mp4-file in Ihrem lokalen OneDrive Ordner unter „Aufnahmen" (s. Screenshot) sowie im OneDrive Ordner im Browser unter https://wu-my.sharepoint.com > Eigene Dateien > Aufnahmen

• Achtung: Die Aufzeichnung eines Teams-Meetings hat per default ein Ablaufdatum von 60 Tagen, danach wird sie gelöscht. Bevor dies passiert, erhalten Sie als Besitzer*in der Aufzeichnung per E-Mail einen Hinweis über die bevorstehene Löschung.

• TIPP: Laden Sie das Video herunter und speichern Sie es an einem anderen Ort ab ODER ändern Sie das Ablaufdatum der Aufzeichnung (Details > Ablaufdatum) (s. Screenshot), um es vor der Löschung zu bewahren.

Wenn dies nicht gewünscht ist, empfehlen wir folgende Vorgehensweise (am besten zeitnah nach Beendigung der Aufzeichnung):

• Öffnen Sie das Video direkt aus MS Teams in Stream (s. Screenshot)

• Klicken Sie auf „Teilen“ > „Zugriff verwalten" (s. Screenshot)

• Klicken Sie „Nicht mehr teilen" (s. Screenshot)

• Dadurch wird der Zugriff für alle NICHT-Besitzer des Videos entzogen (s. Screenshot)

• Alternativ können Sie diese Einstellung direkt beim Video im One-Drive Ordner (Browser oder lokal) über die rechte Maustaste und "Zugriff verwalten" setzen.

Teilnehmer*innen des Meetings sehen unter Dateien in MS Teams dann KEIN Video mehr. Wenn sie im Chat auf das Video klicken, erhalten sie die Info, dass sie keinen Zugriff auf das Video haben.

Somit ist das Video nur mehr dem/der Besitzer*in (= Person, die das Recording gestartet hat) in deren/dessen OneDrive Ordner zugänglich.

Um die Aufzeichnung Studierenden in Canvas zur Verfügung zu stellen, laden Sie das Video in Planet eStream hoch und betten es anschließend in den Canvas-Kurs ein.

1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben „Verlassen“ und danach „Besprechung beenden" (s. Screenshot). Wenn Sie nur auf „Verlassen“ klicken, können die Online-Teilnehmer*innen weiterhin im Meeting bleiben, bis sie von selbst das Meeting verlassen.

2. Melden Sie sich über Ihr Profil in MS Teams ab. Dafür klicken Sie rechts oben auf Ihren Avatar und dann auf "Logout".

3. Speichern Sie eventuell am PC gespeicherte Dateien auf Ihrem USB Stick oder in Ihrer owncloud.

4. Klicken Sie LOG-OUT am Desktop. Sie werden dadurch automatisch aus allen Programmen abgemeldet.