Bereits im letzten Frühling wurden einige Aspekte der Personalverwaltung auf SAP umgestellt. So erfolgt mittlerweile neben der Krankenstandsmeldung auch die Urlaubsmeldung via SAP. Anders als früher gibt es in SAP allerdings pro Mitarbeiter*in nur mehr eine Führungskraft, die berechtigt ist, Urlaubsanträge zu bearbeiten. Führungskräfte müssen daher im Fall der eigenen Abwesenheit dafür Vorsorge treffen, dass sie in SAP eine Vertretung einsetzen (Information dazu finden sich hier). Es ist allerdings nur menschlich, dass darauf auch einmal vergessen wird. Für den*die Mitarbeitende*n kann das allerdings problematisch sein, wenn dadurch ein Urlaubsantrag unbearbeitet liegen bleibt.

Nach einigen Monaten des Praxistests wäre es seitens des wissBR von Interesse, ob die Umstellung auf SAP in diesem Zusammenhang zu gröberen Problemen geführt hat. Gerne bündeln wir entsprechende Anfragen, Betroffene mögen sich bitte unter wiss.betriebsrat@wu.ac.at an uns wenden.

Dass der Zugang zu SAP von außerhalb des Campus neben einer bestehenden VPN-Verbindung auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert, kann im Fall eines Krankenstandes oder einer Pflegefreistellung zu einem unüberwindbaren Hindernis für eine eigene Meldung via SAP führen. Neben der Möglichkeit, Kolleg*innen dazu zu berechtigen, etwa eine Krankmeldung in Vertretung in SAP anzulegen (Informationen dazu finden sich hier), besteht auch weiterhin die Möglichkeit, sich telefonisch oder per Mail an die Personalabteilung zu wenden, um einen Krankenstand oder eine Pflegefreistellung zu melden. Die Beendigung des Krankenstandes bzw der Pflegefreistellung sowie das Hochladen von erforderlichen Bestätigungen (Krankmeldung, Bestätigung des Pflegebedarfs) kann dann auch nachträglich, wenn man wieder Zugang zu SAP hat, nachgeholt werden bzw während einer weiterhin bestehenden Dienstverhinderung ohne SAP-Zugang auch mittels Anhangs an die Personalabteilung gemailt werden. Wichtig ist bei einer Meldung einer Dienstverhinderung außerhalb von SAP allerdings, dass die jeweilige Führungskraft über die Abwesenheit der Mitarbeitenden informiert sind. Wenn die Meldung über SAP erfolgt, dann bekommt die Führungskraft automatisch eine Benachrichtigung. Wird der Krankenstand/die Pflegefreistellung über Telefon gemeldet, müssen die Mitarbeitenden aktiv die Führungskraft über ihre Abwesenheit informieren. Bei Fragen kontaktieren Sie die Personalabteilung.

^09.10.2023

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