Der Newsletterversand im Verein

Die Corona Krise bringt mit sich, dass der persönliche Informationsaustausch etwa bei einem geselligen Zusammensitzen nicht mehr so leicht möglich ist. Dennoch ist es – gerade im Vereinsleben – wichtig, dass der Verein darüber informiert, was es Neues gibt und wann beispielsweise Veranstaltungen stattfinden. Beim Versenden von E-Mails stellt sich daher oft die Frage: Was darf der Verein und was nicht?

Im Vereinsleben lassen sich E-Mails an Mitglieder in zwei Kategorien einteilen. Einerseits gibt es E-Mails, die im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft stehen, und andererseits gibt es Werbenachrichten. Das Einfache zuerst: All jene E-Mails, die unmittelbar die Mitgliedschaft betreffen oder aus der Mitgliedschaft entspringen, dürfen vom Verein uneingeschränkt an die Mitglieder versendet werden (beispielsweise die Vorschreibung des Mitgliedsbeitrags oder die Einladung zur Generalversammlung).

Die Mitgliedschaft in einem Verein (auch in einer politischen Partei) ist als schlüssige Einwilligung zum Empfang von E- Mails zu werten – natürlich nur solche E-Mails, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dieser Mitgliedschaft stehen (also alle organisatorischen Nachrichten, wie Einladungen zu Vereinsversammlungen, auch Einladungen zu Vereinsveranstaltungen, Zusendung von Protokollen, Nachrichten aus der Innenwelt des Vereins, Information über die Aktivitäten des Vereins etc.).

Auch datenschutzrechtlich ist dieser Fall einfach zu lösen. Die Verarbeitung der Kontaktinformationen der Mitglieder muss lediglich in der (datenschutzrechtlich verpflichtenden) Information (die der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Datenerhebung mitteilt) gemäß Art 13 DSGVO enthalten sein.

Und in den anderen Fällen? Der Verwaltungsgerichtshof definiert eine E-Mail als „Direktwerbung“, wenn diese dazudient, auf ein Bedürfnis und die Möglichkeit seiner Befriedigung hinzuweisen, wobei schon die Anregung zur Inanspruchnahme bestimmter Leistungen ausreicht. Im Zweifel wird daher jede E-Mail des Vereins an seine Mitglieder, die nicht unter die erste Kategorie fällt, als „Direktwerbung“ zu qualifizieren sein. Unter den Begriff „Direktwerbung“ fiel daher zweifelsohne auch ein Vereinsnewsletter, der auch Nichtmitglieder geht.

Wann ist die Zusendung von Direktwerbung via E-Mail zulässig? Die Zusendung ist – bis auf eine Ausnahme – nur zulässig, wenn der Empfänger eingewilligt hat (wobei auch schon das Zusendung der Frage, ob man einen Newsletter senden darf, als unzulässige Direktwerbung zu qualifizieren ist).

Die Einwilligung ist nur in einem Fall nicht notwendig. Nämlich dann, wenn folgende – für einen Verein eher nicht alltägliche – Konstellation vorliegt: Der Verein muss die Kontaktinformation im Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder einer Dienstleistung an einen Kunden erhalten haben und verwendet diese Information ausschließlich für die Bewerbung von eigenen ähnlichen Waren und Dienstleistungen. Wichtig ist, dass der Empfänger bei der Erhebung der Information über die Zusendung der Direktwerbung informiert wird und er sowohl bei der Erhebung als auch bei jeder weiteren Zusendung der Direktwerbung die Möglichkeit hat, die weitere Zusendung abzulehnen.

Datenschutzrechtlich ist die Zusendung von Direktwerbung ebenso kein Problem, da die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zulässig ist. Wichtig ist, dass die Empfänger immer über den Zweck und Umfang der Verarbeitung gemäß Art 13 DSGVO informiert werden.

Kooptation - was ist das eigentlich?

Ko | op | ta | ti | on die; -, -en: nachträgliche Hinzuwahl neuer Mitglieder in eine Körperschaft durch die dieser Körperschaft bereits angehörenden Mitglieder.

Und der Duden weiter: ko | op | tie | ren: jmdn. durch eine Nachwahl noch in eine Körperschaft aufnehmen.

Alles klar? Nein. Also: Wie ist das mit der Kooptierung (Kooptation) wirklich?
Es gibt sie nur, wenn sie in den Statuten vorgesehen ist. Die Musterstatuten des Ministeriums schlagen zB folgendeFormulierung vor: „Der Vorstand hat bei Ausscheiden eines gewählten Mitglieds das Recht, an seine Stelle ein anderes wählbares Mitglied zu kooptieren, wozu die nachträgliche Genehmigung in der nächstfolgenden Generalversammlung einzuholen ist.“ Wie so manch anderer Formulierungsvorschlag in diesen Musterstatuten ist auch dieser nur beschränkt brauchbar, da er einige Fragen offenlässt – und das sollten Statuten nicht, kann dies doch zu den allseits beliebten Vereinsstreitigkeiten führen.
 

Was heißt „bei Ausscheiden eines gewählten Mitglieds“?

Welche Art von Ausscheiden ist hier gemeint – Zurücklegen der Funktion, Tod – oder auch Ablauf der Funktionsperiode? Damit man gar nicht erst lange nachdenken muss, wäre es sinnvoll, würden die Statuten gleich sagen: „Bei Ausscheiden eines gewählten Mitglieds während dessen Funktionsperiode“. Aber: steht das so nicht dort, wird es auch nicht anders zu verstehen sein. In aller Regel ist es ja die Mitgliederversammlung, die die Mitglieder des Leitungsorgans (Vorstands) wählt. Und wenn Mitglieder in ihren Vereinsstatuten bestimmte Funktionsperioden für Organwalter vorschreiben, dann deswegen, weil sie nach Ablauf dieser Funktionsperiode die Möglichkeit haben wollen, diese Person ein weiteres Mal oder aber eine andere Person in diese Funktion zu wählen. Ein Vereinsvorstand, der nach Ablauf der Funktionsperiode eines seiner Mitglieder selbst eine Neubesetzung dieser Position vornähme, würde in das statutarische Recht der Mitgliederversammlung eingreifen –und die Handlung eines nichtzuständigen Organs ist schlicht und einfach nichtig. Das geht also gar nicht. Das Instrument der Kooptierung dient ausschließlich dazu, ein während seiner Funktionsperiode ausgefallenes Organmitglied zu ersetzen.

Dies ergibt umso mehr Sinn, als üblicherweise für die Mitglieder eines Vereinsorgans einheitliche Funktionsperioden gelten, sodass diese gleichzeitig ablaufen – was einerseits die Mitglieder in die Lage bringt, das Organ in seiner Gesamtheit neu zu wählen, und andererseits aber auch Kandidaten ermöglicht, als Team von Personen, die miteinander „können“, anzutreten. (Natürlich ist auch die andere Variante zulässig, nämlich dass immer nur ein Teil der Vorstandsmitglieder neu gewählt werden soll, sodass eine gewisse Kontinuität im Vorstand herrscht – aber das sollten dann auch die Statuten so darlegen.)
 

Und wie lang bleibt dann so ein kooptiertes Organmitglied im Amt?

Auch hier wäre es natürlich schlau, würden die Statuten eine präzise und vollständige Regelung treffen (was die BMI- Statuten natürlich nicht tun), also etwa so: „Das kooptierte Vorstandsmitglied setzt die Funktionsperiode jenes Mitglieds, an dessen Stelle es kooptiert wurde, fort.“ Und auch hier gilt im Zweifel (also wenn die Statuten darüber schweigen), dass das genauso ist, und das kopierte Mitglied jedenfalls nicht eine neue Funktionsperiode beginnt. Denn es ist ja nur Ersatz – und auch hier gilt: es soll ja nicht (oder eben nur so viel, wie unbedingt notwendig, um den Vorstand auf die Schnelle wieder aufzufüllen) in die Rechte der Mitgliederversammlung eingegriffen werden. Denn sonst bräuchte der Vorstand ja überhaupt nie mehr eine Mitgliederversammlung stattfinden zu lassen – er würde sich immer nach eigenem Gutdünken durch Kooptierung erneuern, und die Mitgliederdemokratie könnte schauen, wo sie bleibt.

Wissenswertes über Rechnungsprüfer

Was sind eigentlich die Aufgaben der Rechnungsprüfer?

Nach § 22 Abs 2 Vereinsgesetz haben die Rechnungsprüfer die Finanzgebarung des Vereins auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel zu prüfen. Diese Prüfung hat innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen- und Ausgabenrechnung (die vom Leitungsorgan des Vereins aufzustellen ist) zu erfolgen. Die Überprüfung der Vereinstätigkeit auf deren Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit oder überhaupt Sinnhaftigkeit ist grundsätzlich nicht Aufgabe der Rechnungsprüfer (kann aber von den Statuten als deren Aufgabe vorgesehen werden).

Die Rechnungsprüfer haben daher zunächst die formale Richtigkeit der Buchhaltung des Vereins zu prüfen – sie haben also zu schauen, ob jeder Ausgabe eine Eingangsrechnung gegenübersteht. Die Rechnungen müssen alle Kriterien einer ordentlichen Rechnung erfüllen, sodass aus ihnen ersichtlich sein muss, wer diese Rechnung wann und für welche Leistung ausgestellt hat. Je nachdem wie viele Rechnungen der Verein hat, können bei der Prüfung der Rechnungen auch Stichproben genügen. Ist eine Rechnung formal in Ordnung, so bedeutet dies noch nicht, dass das, was damit abgerechnet wird, dem Vereinszweck dienlich war. Wenn daher eine Rechnung nicht präzise genug ist, um dies zu prüfen, so müssen dies die Rechnungsprüfer bemängeln. Am Ende der Prüfung haben die Rechnungsprüfer einen schriftlichen Bericht abzuliefern oder in der Mitgliederversammlung mündlich zu berichten (sofern von den Statuten nicht ein schriftlicher Bericht vorgesehen ist).

Die Musterstatuten des BMI leiten die Aufgaben der Rechnungsprüfer mit folgenden Worten ein: „DenRechnungsprüfern obliegt die laufende Geschäftskontrolle ...“. Das ist alles andere als sinnvoll. Mit der laufendenGeschäftskontrolle wäre jeder Rechnungsprüfer überfordert – dann müsste er dem Vereinsvorstand ja geradezu auf dem Schoß sitzen. Nein, die laufende Geschäftskontrolle ist nicht Aufgabe der Prüfer – es sei denn, der Verein will das wirklich, dass dem Leitungsorgan eine Kontrolle sozusagen permanent im Genick sitzt.
 

Braucht jeder Verein Rechnungsprüfer?

Nach dem Vereinsgesetz benötigt jeder Verein zumindest zwei Rechnungsprüfer. Bei großen Vereinen – das sind Vereine, deren gewöhnliche Einnahmen oder gewöhnliche Ausgaben in zwei aufeinander folgenden Rechnungsjahren jeweils höher als 3 Mio Euro waren oder deren jährliches Aufkommen an im Publikum gesammelten Spenden in diesem Zeitraum jeweils den Betrag von einer 1 Mio überstieg – sieht das Vereinsgesetz einen Abschlussprüfer vor, der dann die Aufgaben der Rechnungsprüfer übernimmt. Je nach Struktur eines größeren Vereins kann die Bestellung eines Abschlussprüfers aber auch dann empfehlenswert sein, wenn diese Einnahmen- und Ausgabenbeträge oder Spenden in dieser Höhe nicht erreicht werden.

Die Bestellung von zwei Rechnungsprüfern ist zwingend, es können natürlich auch mehr als zwei sein – dies ist in den meisten Fällen aber nicht zu empfehlen, da dies eher zu einer Verwischung der Verantwortlichkeiten führt. Die Prüfer können, müssen aber nicht Vereinsmitglieder sein – wobei hier eine Klarstellung in den Statuten sinnvoll sein kann. Ein Grund, warum sehr viele Vereine keine Rechnungsprüfer haben, ist wohl der Umstand, dass die Rechnungsprüfer nicht der Behörde bekanntzugeben sind. Gut ist das aber nicht - jedenfalls im geförderten Bereich legen Förderer erfahrungsgemäß großen Wert darauf, dass es nicht nur Rechnungsprüfer gibt, sondern dass deren Bericht auch vorliegt und nachvollziehbar ist. Und Mitglieder könnten auch auf die Idee kommen, dass der Vorstand etwas zu verbergen hat, wenn diese nicht aktiv dafür sorgt, dass es Rechnungsprüfer gibt.

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