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Bei einem digitalen (elektronischen) Personalakt handelt es sich im weiteren Sinne um ein Dokumentenmanagementsystem, das die bisherige Form des Papieraktes durch eine Form von elektronischer Archivierung ersetzt. Die Einführung eines solchen Systems soll die Verwaltungsprozesse in der Personalabteilung, der Personalverrechnung und der Abteilung der Abgeltung der Lehre vereinfachen und optimieren. Die bisherigen Personal(papier)akten, werden – falls sie nicht schon in elektronischer Form vorliegen - nun eingescannt und abgespeichert. Zu solchen Dokumenten zählen zB Bewerbungsunterlagen, Dienstverträge, Stundenaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen uä.

Der Wunsch zur Optimierung von Personalverwaltungsprozessen waren für uns aus Betriebsratssicht nachvollziehbar. Gleichzeitig wirft die elektronische Verwaltung und Verarbeitung von doch z.T. sehr sensiblen, personenbezogenen Daten datenschutzrechtliche Fragen in Hinblick auf die konkreten Regelung der Nutzung dieser Systeme auf, die wir entsprechend bei den Verhandlungen der notwendigen Betriebsvereinbarung berücksichtigt haben. 

In der im Juli unterzeichneten Betriebsvereinbarung über die Einführung und Nutzung eines elektronischen Personalakts ist jetzt auf alle Fälle gewährleistet, dass Dokumente, die sensible Daten, die das Persönlichkeitsrecht von Beschäftigen gefährden, wie z.B. Angaben zum Gesundheitszustand der Beschäftigten nicht in den elektronischen Personalakt inkludiert werden.

Es ist bei diesen Regelungen auch um praktische Fragen gegangen, wie z.B. wie die Arbeitgeberin mit originalen Schriftstücken in Zukunft umzugehen hat, oder ob bzw. wann Schriftstücke, wie Dienstverträge, Stundenaufzeichnungen, Reisekostenaufstellungen u.ä. vernichtet werden dürfen etc.

In den nächsten Tagen werden die Projektverantwortlichen in einem Informationsschreiben die Details der Einführung des neuen digitalen Personalakts erläutern und danach wird zügig mit der Digitalisierung der bisherigen Akten begonnen.

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