Benchmarking ist ein vielseitig verwendbares Instrument zur Auswertung und Darstellung von Daten, das in verschiedenen Arten von Analysen zur Anwendung kommen kann. Kernstück dieses Verfahrens ist die Gegenüberstellung ausgewählter Kennzahlen oder KPIs sowie deren systematischer Vergleich. Ziel ist es, etwaige Unterschiede, Abweichungen oder Entwicklungen darzustellen und im Anschluss etwaige Ineffizienzen und Optimierungspotenziale aufzuzeigen. Analysegegenstände sind meist organisationsrelevante Kennzahlen, wie beispielsweise Ertrags, Kosten oder Effizienzvergleiche. Seltener aber inhaltlich sehr bedeutsam sind Vergleiche zwischen Organisationen zu deren unterschiedlichen Wirkungen (z.B. Lebensqualität von KundInnen, MitarbeiterInnenzufriedenheit). Darüber hinaus gibt es Spezialbenchmarks, wie beispielsweise Gehaltsvergleiche.

Zeitlich betrachtet kann der Vergleich einerseits mehrere zu einander in Bezug stehenden Kennzahlen zu einem bestimmten Zeitpunkt inkludieren (z.B. ein Tarifvergleich für eine bestimmte Leistung über mehrere Träger im laufenden Jahr). Alternativ kann der Vergleich im Zeitverlauf erfolgen und dabei Änderungen in einem bestimmten Zeitraum abbilden (z.B. die Entwicklung der Mitgliederanzahl in einer bestimmten Organisation in den letzten fünf Jahren).

Nachfolgende Grafik zeigt eine Möglichkeit zur Darstellung des KPIs Auslastungsgrad von ausgewählten Altenwohn- und Pflegeeinrichtungen im Zeitraum 2015 bis 2017. Während in Einrichtung C die Auslastung über die drei Beobachtungsjahre relativ stabil geblieben ist, registriert Einrichtung F einen Zuwachs von 5 Prozentpunkte im zweiten Beobachtungsjahr. Im darauffolgenden Jahr ist die Auslastung in dieser Einrichtung wiederum um 10 Prozentpunkte gesunken. Einrichtung D hat kontinuierlich vergleichsweise niedrigere Auslastungen. Hier wäre allenfalls mit Gegensteuerungsmaßnahmen anzusetzen.

Das NPO-Kompetenzzentrum führt im Rahmen von Studien und auch extra beauftragt laufend Benchmarks durch. Wesentlich für einen organisationsübergreifenden Benchmark ist das Vertrauen aller teilnehmenden Organisationen in die Seriosität und Unabhängigkeit der durchführenden Stelle. Beides ist am NPO-Kompetenzzentrum gewährleistet.

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