Seit bald einem Jahr befindet sich Microsoft (MS) Teams an der WU in Lehre, Forschung und Verwaltung im Einsatz. Ursprünglich eingeführt, um kurzfristig Arbeiten und Lehre auf Distanz zu erlauben, ist MS Teams mittlerweile ein dauerhafter Bestandteil in der IT-Landschaft der WU geworden. Mit 1. März setzt die WU neue Formen des Umgangs mit MS Teams, d.h. beim Anlegen und zur Verwaltung von Teams (s. WU Memo vom 24.2.2021), um, die es der WU erlauben, datenschutzfreundliche Grundeinstellungen und Datenminimierung zum Schutz ihrer MitarbeiterInnen umzusetzen.

MS Teams ist Bestandteil einer sehr großen und sich ständig in Veränderung befindlichen Microsoft Softwarelösung („Microsoft 365“), die einen großen Funktionsumfang für Kollaboration und Teamarbeit auf Distanz verspricht. Gleichzeitig finden dabei die Datenhaltung und Datenverarbeitung zu einem guten Teil oder sogar vollständig außerhalb der WU durch Dritte statt (d.h. Microsoft). Das betrifft somit auch personenbezogene Daten von WU-MitarbeiterInnen. Personenbezogene Daten umfassen dabei nicht nur über Teams geteilte Dokumente oder Meeting-Aufzeichnungen, sondern auch Konversations-, Aktivitäts- und Ereignisdaten, die WU-MitarbeiterInnen in MS Teams hinterlassen (z.B. Chatverläufe). Die Konzentration all dieser Kommunikations- und Kollaborationsartefakte unter dem Dach eines hoch integrierten und verteilten Softwaresystems wie MS 365 öffnet potentiell neue Wege der Leistungs- und Aktivitätskontrolle auf unterschiedlichsten Ebenen. Ein verantwortungsvoller Einsatz von MS Teams zum Schutz dieser personenbezogenen Daten und zum Ausschluss jedweder ungeregelter, versteckter Leistungs- und Aktivitätskontrolle stellt die WU damit vor sehr große Herausforderungen.

Die Verwaltung von Teams in MS Teams über das Controlpanel ist ein Ergebnis der fortlaufenden, gemeinsamen Bemühungen der WU und der beiden Betriebsräte, einen verantwortungsvollen Einsatz von MS Teams sicherzustellen; aber auch benutzerfreundlicher zu gestalten. Diese technische Maßnahme über das Controlpanel versetzen die IT Services u.a. in die Lage, Teams bei ihrer Entstehung mit datenschutzfreundlichen Grundeinstellungen zu versehen (auf Basis von Teams-Vorlagen: „LV-Team“, „Abteilungs-Team“, „Projekt-Team“). Gleichzeitig können so einmal angelegte Teams gezielt mit Archivierungsfristen versehen werden. Die Archivierung und schlussendlich Löschung eines Teams führt auch zur Archivierung/Löschung von damit verbundenen Ressourcen (Dokumente, Aufzeichnungen, Chatverläufe). So werden der Zugriff auf und die Verweildauer von personenbezogenen und anderen potentiell kritischen Daten in der Microsoft Cloud beschränkt. Das Erstellen eines Teams auf Basis eines bestehenden („Klonen“) sowie die Möglichkeit zur Mehrfachregistrierung von Mitgliedern (Studierende in LV-Teams) sind klare Arbeitserleichterungen, die MS Teams so direkt nicht bietet.

Eine Anleitung, die sich insbesondere an Lehrende richtet, wird von den Digital Teaching Services (VRLS) auf der Distanzlehre-Seite, im Abschnitt zu MS Teams, bereitgestellt. Die künftigen Schulungen zu „MS Teams als Webkonferenztool in der Lehre“ und „MS Teams als Kommunikationskanal für Online-Prüfungen“ werden ebenso auf die veränderten bzw. neuen Möglichkeiten eingehen. Für allgemeine Hilfestellungen stehen die IT Services in der Hilfe-Community in Microsoft Teams selbst und per Supportanfrage zur Verfügung.

^01.03.2021

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