Team des Monats 12/2020: Das KLR Team der WU
Eine Verordnung verändert die Kosten- und Leistungsrechnungslandschaft der Universitäten: Mit 1.1.2017 ist eine neue Verordnung zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) an den Universitäten in Kraft getreten. Kern der Verordnung ist die Vorgabe einheitlicher Standards mit der Zielsetzung die Kosten der Leistungserbringung zwischen den einzelnen Universitäten besser vergleichbar zu machen. Im Zuge dessen werden unter anderem die Kennzahlen „Kosten der Lehre“ und „Kosten der Forschung“, jeweils nach „Disziplinengruppen“ ermittelt. Erstmalig sind diese dem Wissenschaftsministerium am 31.8.2021 zu übermitteln.
Um den Austausch zwischen den Universitäten während der Projektphase zu ermöglichen, wurde zusätzlich zum Projektteam der WU eine universitätsübergreifende KLR Projektsteuerungsgruppe gebildet. Das Projektteam setzte sich zusammen aus: Susanne Bäuerl, Claudia Johnsen, Ines Mitterbäck, Elke Nobis, Astrid Paulis, Sylwia Radwanski, Klaus Schauer (Controlling), Matthias Ziehmayer (IT), Robert Krikawa, Markus Schelenz (Akademisches Controlling) und Julia Höcher (Strategische Projekte der Lehre).
Die erste Phase des Projekts war zunächst von der Analyse der Verordnung und der groben Konzeptionierung geprägt. Da die Verordnung einige Interpretationsspielräume zulässt, ist das Projekt sowohl intern als auch zwischen den Universitäten stets von einem regen Austausch theoretischer Konzepte und Überlegungen begleitet.
Von der Theorie in die Praxis
Im vergangenen Jahr nahmen Teilbereiche des Projektes immer konkretere Formen an. Richtungsweisende Entscheidungen wurden getroffen und es wurde mit der Umsetzung begonnen.
Beim Aufbau dieser spezifischen Kostenrechnung muss zum einen innerhalb der Rahmenbedingungen der Verordnung operiert werden, zum anderen sind zusätzliche, verordnungsspezifische Komponenten umzusetzen (z.B. eine Leistungszeitschätzung, spezifische Aufbereitung der Raumdaten). Die Komplexität ist daher im Vergleich zur Einführung einer Standard Kostenrechnung ungleich höher.
Entscheidend ist das Zusammenspiel vieler In-House Experten. „Das Projekt hat weite Kreise gezogen und Spezialisten aus den unterschiedlichsten Bereichen der WU miteinbezogen“, sagt Klaus Schauer, der das Projekt seit dem Vorjahr begleitet.
Auf der Zielgeraden
Nachdem man den ersten Covid19-Lockdown durch eine schnelle Umstellung aller Projektaktivitäten auf Onlinebetrieb sehr gut bewältigen konnte, befindet man sich aktuell in der finalen Phase des Projektes. Noch einmal ist die volle Konzentration des Teams gefragt. „Verrechnungszyklen, Umlageschemata und statistische Kennzahlen werden aktuell in SAP eingepflegt, theoretische Konzepte visualisiert und dokumentiert“, berichtet Susanne Bäuerl, eine der SAP Spezialisten aus dem Controlling Team.
Die KLR wird ab Februar 2021 zusätzlich einer Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer der WU unterzogen…“, erzählt Claudia Johnsen, „…wir versuchen daher die komplexen Zusammenhänge möglichst verständlich und übersichtlich in einem Handbuch zu verarbeiten um eine fundierte Prüfung zu ermöglichen.“
Die finale Projektphase startete nun mit dem bereits zweiten Covid19-Lockdown, aber auch den wird man wieder elegant umschiffen ist man sich im Team einig.
Team des Monats
Forschung und Lehre – das sind die Kernbereiche und auch das Aushängeschild jeder Universität. Damit eine Universität funktioniert, bedarf es jedoch der Unterstützung der Mitarbeiter/innen des allgemeinen Personals. Ihre Tätigkeit ist im Gegensatz zu der wissenschaftlichen Personals in der Öffentlichkeit jedoch nur wenig sichtbar. Leistungsfähige IT-Infrastruktur, moderne Bibliotheksservices, effektiver Lehr- und Forschungssupport, passgenaue Weiterbildungsangebote oder persönliche Unterstützung im administrativen Alltag eines Instituts – all das muss konzipiert und organisiert werden. Mit dem Team des Monats werden deshalb nun sechs Mal pro Jahr Mitarbeiter/innen des allgemeinen Personals vor den Vorhang geholt und deren besondere Leistungen im Rahmen eines bestimmten Projekts ausgezeichnet.