Um einen Zoom-Account anzulegen, müssen Sie sich einmalig auf Zoom anmelden.

1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.

2. Klicken Sie auf "Sign in - Configure your account". Sie werden nun auf die WU Central Login Page geleitet.

3. Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

 

Der Account wird automatisch angelegt. Sie können unter "Einstellungen" verschiedene Account-Einstellungen anpassen.

Mit Ihrer WU E-Mail Adresse (vorname.nachname@wu.ac.at) und dem WU Accountpasswort können Sie sich in Zoom anmelden.

Die Anmeldung in Zoom erfordert in regelmäßigen Abständen eine 2-Faktor-Autehntifizierung (2FA). Halten Sie beim Login daher stets Ihr Handy bereit, um den per App oder SMS erhaltenen Zahlencode abrufen und eingeben zu können.

Zum Schutz ihrer Daten wurde die Personal-Meeting-ID für jedes Benutzerkonto deaktiviert. Zudem wird auch bei jedem Meeting zwingend ein Passwort zum Beitritt benötigt (dieses wird mit dem Einladungslink mitgeschickt). Des Weiteren können Sie in den Einstellungen die „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ aktivieren. Beachten Sie hierbei jedoch, dass nach der Aktivierung einige Funktionen (z.B.: Breakout-Räume) nicht mehr im Meeting verfügbar sind.

Informationen zu den empfohlenen Accounteinstellungen finden Sie hier.

Studierende müssen ihren WU-Studierenden-Account für Zoom aktivieren.

1. Dafür gehen sie auf www.wu.ac.at/zoom.

2. Sie klicken auf "Sign in - Configure your account". Damit werden sie auf die Microsoft Login Page geleitet und können sich dort mit ihrer WU-E-Mail-Adresse "hMatrikelnummer@s.wu.ac.at" anmelden. Der Account wird anschließend automatisch angelegt.

 

Die Studierenden können unter "Einstellungen" verschiedene Account-Einstellungen anpassen.

Um den vollen Funktionsumfang von Zoom nutzen zu können, müssen Sie die Desktop App von Zoom herunterladen. Falls Sie die Webbrowser Version verwenden möchten, funktioniert dies derzeit nur in Google Chrome, Firefox und Microsoft Edge.

Wenn Sie einen WU-Arbeitslaptop verwenden, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

1. Öffnen Sie auf Ihrem WU-Arbeitslaptop das Programm "Software Center".

2. Klicken Sie auf "Zoom".

3. Klicken Sie auf "Install". Der Download kann eine längere Zeit dauern.

 

Nachdem Ihr Laptop wieder hochgefahren ist, haben Sie erfolgreich die Desktop App Zoom installiert. Sie erscheint nun auf Ihrem Desktop.

Falls Sie Ihren privaten PC oder Laptop verwenden, laden Sie die Desktop App über den folgenden Link herunter: https://zoom.us/download. Folgen Sie den Schritten des Installationsprogramms auf Ihrem privaten PC/Laptop.

Die Anmeldung in Zoom erfolgt dann folgendermaßen:

1. Öffnen Sie Zoom.

2. Klicken Sie auf "Sign In".

3. Klicken Sie auf "Sign in with SSO".

4. Geben Sie als Firmendomäne "wu-ac-at" an und klicken auf "Continue".

5. Loggen Sie sich mit Ihrem WU-Account ein.

 

Sie können in Ihren Lehrveranstaltungen der Lernplattform MyLEARN die Anwendung "Webkonferenz" aktivieren.

1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.




2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltung in MyLEARN.

3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Verwalten".

4. Klicken Sie auf "Anwendungen".

5. Scrollen Sie zum Bereich "Kommunikation" und aktivieren Sie die Anwendung "Webkonferenz".

 

Sie können über MyLEARN eine Webkonferenz mit Zoom anlegen:

1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.

2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltung MyLEARN.

3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Webkonferenz".

4. Klicken Sie auf "Start Zoom".

5. Drücken Sie auf "Planen Neue Sitzung", um ein Meeting in der Lehrveranstaltung anzulegen.

6. Legen Sie Titel, Datum sowie weitere Einstellungen fest und klicken Sie auf "Speichern".

 

Sie können Webkonferenz zudem außerhalb von MyLEARN planen:

1. Melden Sie sich auf www.wu.ac.at/zoom mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie im Seitenmenü auf "Meetings".

3. Klicken Sie auf "Ein Meeting planen".

4. Legen Sie Titel, Datum sowie weitere Einstellungen fest und klicken Sie auf "Speichern".

 

Studierende können über Ihre Lehrveranstaltung in MyLEARN auf die Zoom Webkonferenz zugreifen.

1. Studierende besuchen Ihre Lehrveranstaltung in MyLEARN.

2. Sie klicken im linken Seitenmenü auf "Webkonferenz".

3. Anschließend klicken sie auf "Start Zoom".

4. Studierende sehen eine Liste aller geplanten Zoom Webkonferenzen dieser Lehrveranstaltung und treten über den Button "Join" einer laufenden Webkonferenz bei.

 

Falls Ihre Webkonferenz nicht über MyLEARN geplant wurde, können Studierende wie folgt auf Ihre Webkonferenz zugreifen: Kopieren Sie den Teilnahmelink vor oder während der Webkonferenz und schicken Sie diesen per E-Mail an alle Teilnehmer*innen aus. Dafür können Sie die E-Mail Funktion in MyLEARN nutzen. Die Studierenden erhalten Ihre E-Mail auf Ihre Studierenden E-Mail Adresse und können über einen Klick auf den Link an der Webkonferenz teilnehmen.

Haben Sie den Teilnahmelink kopiert, können Sie diesen in Ihrer Lehrveranstaltung in MyLEARN als Ankündigung oder als Kalendertermin den Studierenden zur Verfügung stellen oder per E-Mail an alle Teilnehmer*innen schicken. Dafür können Sie die E-Mail Funktion in MyLEARN nutzen. Die Studierenden erhalten Ihre E-Mail auf Ihre Studierenden E-Mail Adresse und können über einen Klick auf den Link an der Webkonferenz teilnehmen.

Sie starten die Webkonferenz über die Anwendung "Webkonferenz" in Ihrer Lehrveranstaltung auf MyLEARN.

1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Webkonferenz".

2. Wählen Sie "Start Zoom".

3. Klicken Sie beim vorgesehenen Termin auf "Starten".

4. Betreten Sie das Meeting über die Client-Applikation.

 

Sie können die ID-Nr. der Webkonferenz von einer LV-Umgebung in anderen LV-Umgebungen kopieren und darüber die Webkonferenz parallel in mehreren LV-Umgebungen in MyLEARN anzeigen lassen. 

1. Legen Sie eine Webkonferenz in der App bzw. in einer LV-Umgebung an und kopieren Sie die Meeting-ID. 

2. Gehen Sie in eine andere LV-Umgebung in MyLEARN und klicken Sie unter "Webkonferenz" auf "Starte Zoom"

3. Klicken Sie oben rechts auf das Kästchen mit den drei vertikal angeordneten Punkten und wählen Sie "Meeting importieren". 

4. Tragen Sie die Meeting-ID ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Importieren". 

5. Das Meeting wird nun auch in dieser LV-Umgebung unter "Webkonferenz" angezeigt.

6. Sie können so bei beliebig vielen LV-Umgebungen in MyLEARN vorgehen.

 

Wenn Sie ein Meeting importiert haben und diesen Import nun wieder rückgängig machen wollen, dann wählen Sie "Meeting trennen". Dadurch verschwindet die Übertragung dieser Webkonferenz aus dieser LV-Umgebung in MyLEARN wieder. 

Ein Sofort-Meeting ist über MyLEARN nicht möglich. Nutzen Sie hierfür die Desktop-App von Zoom.

1. Loggen Sie sich mit Ihrem Account in der Desktop-App von Zoom ein.

2. Klicken Sie auf das Kamera Symbol über dem Schriftzug "Neues Meeting".

3. Mit einem Klick auf den Pfeil nach unten legen Sie fest, ob Ihre Kamera beim Start des Meetings aktiviert oder deaktiviert ist.

 

Falls Ihnen die Desktop-App von Zoom nicht zur Verfügung steht, können Sie über www.wu.ac.at/zoom ebenfalls ein Sofort-Meeting starten.

1. Klicken Sie dort auf "Host - Start a meeting".

2. Klicken Sie auf "starten Sie sie über Ihren Browser", um das Meeting im Browser zu starten.

 

HINWEIS!
Meetings über den Browser verfügen nicht über den vollen Funktionsumfang. Wir empfehlen daher die Desktop-App auf Ihren PC oder Laptop herunterzuladen.

Sie können während einer Webkonferenz in Zoom Ihren Bildschirm übertragen und so Ihren Desktop, Ihre Vortragsfolien, eine Datei oder eine bestimmte App teilen.

1. Wählen Sie in der Schaltfläche die Funktion "Bildschirm freigeben" aus.

2. Wählen Sie aus, was Sie teilen möchten.

3. Wählen Sie "Stoppen", um die Bildschirmübertragung zu beenden.

4. Mit "Freigabe unterbrechen" können Sie die Bildschirmübertragung pausieren. Ihre Studierenden sehen während der Pause den zuletzt gezeigten Bildschirm. Sobald Sie die Bildschirmübertragung fortsetzen, sehen die Studierenden wieder das aktuelle Bild.

 

Über den Button "Sicherheit" können Sie festlegen, ob Teilnehmer*innen ihren Bildschirm freigeben dürfen.

HINWEIS!
Nur Hosts des jeweiligen Meetings können die Bildschirmfreigabe für Teilnehmer*innen erlauben.

Wenn Sie ein lokal gespeichertes Video oder ein Video aus dem Internet abspielen möchten, ist es wichtig, dass Sie in Zoom beim Übertragen des Bildschirms die Auswahl "Ton freigeben" getroffen haben:

1. Klicken Sie in einem Meeting in der Schaltfläche auf den Button "Bildschirm freigeben".

2. Setzen Sie ein Häkchen neben "Ton freigeben".

3. Wählen Sie unter Desktop den gesamten Bildschirm aus.

 

1. Wählen Sie in der Schaltfläche den Button "Teilnehmen" aus. Sie sehen die Namen aller Personen aufgelistet, die an Ihrer Webkonferenz teilnehmen.

2. Sie können das Teilnehmerfenster frei verschieben.

3. Mit dem Button "Alle stummschalten" können Sie das Mikrofon aller Teilnehmer*innen gleichzeitig deaktivieren.

4. Sie können während der Webkonferenz auch zusätzliche Teilnehmer*innen hinzufügen. Klicken Sie dafür auf den Button "Einladen", um zusätzliche Kontakte einzuladen oder um den Einladungslink zu kopieren.

 

Nach einer Webkonferenz können Sie die Teilnehmer*innenliste einsehen und als CSV-Datei in MyLEARN herunterladen:

1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie im linken Seitenmenü Ihrer Lehrveranstaltung auf "Webkonferenz".

3. Klicken Sie auf "Start Zoom".

4. Wählen Sie im Reiter "Vorherige Meetings" aus.

5. Klicken Sie beim entsprechenden Meeting auf "Bericht".

6. Klicken Sie auf "Als CSV-Datei exportieren".

 

Falls Ihre Webkonferenz nicht über MyLEARN abgehalten wurde, können Sie die Teilnehmer*innenliste wie folgt herunterladen:

1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.

2. Klicken Sie auf "Sign in - Configure your account".

3. Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

4. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Berichte".

5. Klicken Sie auf "Nutzung".

6. Fahren Sie mit der Maus in die Spalte "Teilnehmer" und klicken Sei auf die Teilnehmer*innenanzahl.

7. Klicken Sie auf "Exportieren", um die Teilnehmer*innenliste als CSV-Datei herunterzuladen.

 

1. Wählen Sie in der Schaltfläche den Button "Chat" aus.

2. Als Host können Sie festlegen, wer mit wem chatten darf. Klicken Sie hierfür auf das Symbol mit den drei Punkten im Chatfenster und wählen Sie die gewünschte Einstellung aus.

3. Der Chatverlauf kann während eines Meetings zwischengespeichert werden. Klicken Sie hierfür auf das Symbol mit den drei Punkten im Chatfenster und anschließend auf "Chat speichern". Der Chat wird zudem am Ende eines Meetings automatisch lokal auf Ihrem Computer gespeichert.

 

Über den Chat können auch Dateien hochgeladen werden. Stellen Sie eigene Dateien zur Verfügung und lassen Sie Studierende Dateien abgeben (z.B. Präsentationen ausarbeiten).

HINWEIS!
Bitte bedenken Sie, dass viel Datenverkehr (Up- und Downloads) auch die Wiedergabequalität der Webkonferenz beeinflussen kann (z.B. durch mögliche Unterbrechungen der Sprachübertragung).

Klicken Sie in der Schaltfläche auf den Button "Bildschirm freigeben" und dann auf "Whiteboard".

1. Es öffnet sich anschließend das Whiteboard und eine Kommentarleiste wird eingeblendet. Auf dieser können Sie verschiedene Farben, Symbole, Formen etc. auswählen und am Whiteboard zeichnen.

2. Um gemeinsam mit Studierenden das Whiteboard bearbeiten zu können, muss das Annotieren durch die Teilnehmer*innen erlaubt sein. Die Teilnehmer*innen können anschließend mit einem Klick auf "Kommentieren" ebenfalls am Whiteboard arbeiten.

3. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Inhalte auf dem Whiteboard auch als Bild exportieren. Klicken Sie dafür auf den Button "Speichern". Das Whiteboard wird anschließend lokal gespeichert.

 

HINWEIS!
Das Bild wird als PNG-Datei abgespeichert, welches Sie unter anderem mit der App "Fotos" öffnen können. Falls Sie das Bild bearbeiten möchten, können Sie kostenfreie Programme wie Inkscape oder GIMP verwenden.

Die Funktion zur Aufzeichnung von Meetings muss wegen datenschutzrechtlicher Bestimmungen zunächst freigeschaltet werden:

1. Melden Sie sich im Controlpanel mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie im Seitenmenü auf "Video-Konferenzen".

3. Klicken Sie auf "Zoom Funktionen".

4. Lesen Sie die Nutzungsbedingungen.

5. Setzen Sie bei "Videoaufzeichnungen ermöglichen" ein blaues Häkchen.

6. Klicken Sie auf "Absenden".

 

Sie können die Aufzeichnungsfunktion sofort nutzen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf den Button "Aufnehmen".

2. Sie können wählen, ob die Aufzeichnung lokal (d.h. auf Ihrem Computer) oder in der Cloud gespeichert werden soll.

3. Die Aufzeichnung kann mit den Buttons pausiert beziehungsweise beendet werden.

 

• Die Aufzeichnung wird anschließend verarbeitet (dies kann eine Weile dauern) und entweder lokal oder in der Cloud gespeichert.

• Die Aufzeichnungen, die in der Cloud gespeichert wurden, können zudem von Ihnen und Ihren Studierenden in der jeweiligen Lehrveranstaltung wiedergegeben werden:

1. Klicken Sie in der jeweiligen LV-Community im Seitenmenü auf den Punkt "Webkonferenz".

2. Klicken Sie auf "Start Zoom".

3. Klicken Sie im Reiter auf "Cloud Aufzeichnungen".

4. Klicken Sie beim entsprechenden Meeting in der Spalte "Veröffentlichen" auf den Schieberegler, um die Aufzeichnung freizugeben.

 

HINWEIS!
Aufzeichnungen in der Cloud werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Laden Sie die Aufzeichnungen vorher auf Ihren Computer herunter, wenn Sie sie archivieren möchten. Sie können die Aufzeichnungen im Anschluss zum Beispiel im Lecturecast-Bereich auf MyLEARN hochladen.

Mit Breakout-Räumen können Sie kleine, separate Räume während eines Meetings anlegen. Die Zuordnung der Teilnehmer*innen kann auf drei Arten erfolgen:

• Automatisch zuweisen

• Manuell zuweisen

• Teilnehmern die Auswahl eines Raums gestatten

Nach dem Beitreten in die Breakout-Räume können die Teilnehmer*innen das Meeting in kleineren Gruppen fortsetzen. Breakout-Räume können während eines Meetings oder im Vorfeld eines Meetings angelegt werden.

Während des Meetings

1. Klicken Sie in der Schaltfläche auf den Button "Breakout Session".

2. Legen Sie die Anzahl der Räume sowie die Verteilung der Teilnehmer*innen (manuell, automatisch, selbstständig) fest.

3. In den "Optionen" können Sie unter anderem einstellen, dass die Teilnehmer*innen nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zurück in das gemeinsame Meeting geführt werden.

4. Starten Sie die Breakout-Räume mit einem Klick auf "Alle Sessions beginnen".

 

Vor dem Meeting

Sie können für geplante Webkonferenz auch bereits im Vorfeld Breakout-Räume anlegen.

1. Melden Sie sich unter www.wu.ac.at/zoom mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie auf "Meetings".

3. Klicken Sie im Reiter "Bevorstehende Meetings" neben jenes Meeting, in dem Sie Breakout-Räume erstellen wollen, auf "Bearbeiten".

4. Setzen Sie bei der Option "Vorauswahl des Breakout-Raums" ein Häkchen.

5. Fügen Sie mit Ihrem Meeting Breakout-Räume hinzu, und weisen Sie Teilnehmer*innen die entsprechenden Räume zu.

 

HINWEIS!
Gruppen, welche auf MyLEARN angelegt wurden, können direkt in Breakout-Räume importiert werden. Gehen Sie hierfür auf die Gruppenübersicht auf MyLEARN und wählen die Aktion "CSV-Export (Zoom)" aus. Importieren Sie die CSV-Datei anschließend bei der Planung eines Zoom Meetings.

In Zoom können Umfragen entweder während einer Webkonferenz erstellt oder im Vorfeld der Webkonferenz angelegt werden. Das Erstellen bzw. Anlegen einer Umfrage ist nur in geplanten Meetings möglich. In Sofort-Meetings können Umfragen nicht erstellt werden.

Während des Meetings

1. Klicken Sie in der Schaltfläche auf den Button "Umfragen".

2. Klicken Sie auf "Erstellen".

3. Legen Sie den Titel für die Umfrage fest und wählen Sie aus, ob diese anonym durchgeführt werden soll.

4. Erstellen Sie bis zu zehn Single-Choice oder Multiple-Choice-Fragen.

5. Klicken Sie auf den Button "Launch", um die Umfrage für die Teilnehmer*innen freizugeben.

6. Mit dem Button "End Poll" wird diese wieder geschlossen.

7. Sie können die Ergebnisse nun für alle freigeben oder die Umfrage erneut starten.

8. Mit "Freigabe beenden" schließen Sie die Einsichtnahme in die Ergebnisse der Umfrage.

 

Vor einem Meeting

1. Melden Sie sich unter www.wu.ac.at/zoom mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie auf "Meetings".

3. Klicken Sie im Reiter "Bevorstehende Meetings" neben jenes Meeting, in dem Sie eine Umfrage erstellen wollen, auf "Bearbeiten".

4. Klicken Sie am Ende der Seite auf "Hinzufügen", um eine Umfrage anzulegen.

 

In Zoom können sowohl WU-Angehörige, als auch externe Personen gefunden werden. WU-Mitarbeitende finden Sie über die WU E-Mail Adresse (vorname.nachname@wu.ac.at). Studierende finden Sie über deren Matrikelnummer (h12345678@wu.ac.at). Externe Personen können über deren E-Mail Adresse hinzugefügt werden.

Für eine Webkonferenz ist es nicht notwendig, Personen manuell hinzuzufügen. Dafür senden Sie den Teilnahmelink an alle Beteiligten per E-Mail aus.

Es ist möglich Gäste oder externe Personen, die über kein Zoom Konto verfügen, zu einer Webkonferenz einzuladen.

1. Kopieren Sie den Teilnahmelink Ihrer Webkonferenz.

2. Schicken Sie diesen per E-Mail an die E-Mail Adressen der externen Teilnehmer*innen. Weisen Sie diese darauf hin, dass sie den Link mit Google Chrome oder Microsoft Edge öffnen sollen.

3. Sobald die Teilnehmer*innen auf den Link klicken, werden sie automatisch zur Webseite weitergeleitet.

4. Die Teilnehmer*innen werden zunächst gefragt, ob sie mit der Desktop-App oder im Web an der Webkonferenz teilnehmen möchten.

5. Die Teilnehmer*innen müssen auf den Link klicken und werden gebeten einen Namen einzugeben, um als Gast an der Besprechung teilnehmen zu können.