Mit Ihrer WU E-Mail Adresse (vorname.nachname@wu.ac.at) und dem WU Accountpasswort können Sie sich in Microsoft Teams anmelden.

Die Anmeldung in MS Teams erfordert in regelmäßigen Abständen eine 2-Faktor-Autehntifizierung (2FA). Halten Sie beim Login daher stets Ihr Handy bereit, um den per App oder SMS erhaltenen Zahlencode abrufen und eingeben zu können.

Studierende müssen ihren WU Studierendenaccount für Microsoft Teams aktivieren.

1. Dafür besuchen sie das Controlpanel der WU.

2. Dann klicken sie auf "Mein E-Mail" und "Office365 Konfiguration".

3. Dort lesen sie die Nutzungshinweise zu Office365 und wählen die Checkbox neben "Ich habe die Nutzungshinweise zu Office365 gelesen und akzeptiere diese" aus und senden die Eingabe ab.

4. Dann wählen sie den "Gesamten Funktionsumfang (E-Mail, Skype4Business, Teams, Sharepoint, Yammer, Onedrive) aus und senden alles nochmal ab.*

 

*Die fehlende Aktivierung merken die Studierenden, wenn sie sich bei Teams anmelden wollen und eine Meldung in der Art "You're missing out!" bzw. "Bleiben Sie nicht zurück" erscheint.

Die Aktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern. Die Studierenden können sich nach ca. 24 Stunden nach der Aktivierung mit ihrem WU Studierendenaccount in Microsoft Teams anmelden.

1. Dafür besuchen sie die Seite https://teams.microsoft.com und geben ihre WU E-Mail Adresse (hMatrikelnummer@s.wu.ac.at) an. Sie werden auf die Loginseite der WU weitergeleitet. 

2. Dort sollen sie sich mit hMatrikelnummer oder hMatrikelnummer@s.wu.ac.at (nicht mit hMatrikelnummer@wu.ac.at) und ihrem WU Accountpasswort anmelden.

 

Wenn Sie einen WU Arbeitslaptop verwenden, sollte Microsoft Teams bereits installiert sein. Falls nicht, finden Sie die Applikation im Software Center. Falls Sie die Webbrowser Version verwenden möchten, funktioniert dies derzeit nur in Google Chrome und Microsoft Edge. Sie werden dabei jedoch nicht den gesamten Funktionsumfang nutzen können.

Falls Sie Ihren privaten PC oder Laptop verwenden, laden Sie die Desktop App über den folgenden Link herunter: https://products.office.com/de-at/microsoft-teams/download-app. Folgen Sie den Schritten des Installationsprogramms auf Ihrem PC.

Haben Sie sich in Microsoft Teams angemeldet, können Sie es für eine Webkonferenz mit bis zu 1000 Teilnehmer*innen nutzen. Sie können auf mehrere Arten eine Webkonferenz erstellen:

• Über den Microsoft Teams Kalender

• Über den Outlook Kalender

Wir empfehlen die Erstellung über den Outlook Kalender:

1. Öffnen Sie den Kalender in Outlook und erstellen Sie einen Termin, indem Sie auf "Neuer Termin" klicken.

2. Geben Sie nun im Betreff den LV-Titel ein und ändern Sie ggf. das Datum und die Uhrzeit.

3. Dann klicken Sie auf "Teams-Besprechung". Sie erhalten somit automatisch den Teilnahmelink zu diesem Termin, den Sie dann den Studierenden zur Verfügung stellen können.

4. Wenn Sie die Online-Einheiten wiederholen lassen möchten, können Sie daraus einen Serientyp erstellen. Dafür wird nur ein Teilnahmelink generiert, den Sie den Studierenden zur Verfügung stellen können.

5. Das Feld "An" können Sie freilassen.

6. Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf "Senden".

 

Sie sehen die erstellte Webkonferenz nun im Kalender in Outlook und im Kalender in Microsoft Teams.

Haben Sie den Teilnahmelink kopiert, können Sie diesen in Ihrer Lehrveranstaltung in Canvas z.B. als Ankündigung oder innerhalb einer Seite in einem Modul zur Verfügung stellen oder per Nachricht über den Posteingang an alle Teilnehmer*innen schicken.

Am Tag Ihrer Webkonferenz können Sie die Webkonferenz über den Kalendertermin in Microsoft Teams starten.

1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Kalender".

2. Klicken Sie auf den vorgesehenen Termin.

3. Klicken Sie im Kalendereintrag auf "Teilnehmen".

4. Aktivieren Sie Kamera und Mikrofon und klicken Sie auf "Jetzt teilnehmen".

 

Microsoft Teams bietet drei unterschiedliche Ansichten während einer Webkonferenz:

• Galerie (3x3 Raster)

• Große Galerie (7x7 Raster)

• Zusammen-Modus

Sie können während einer Webkonferenz die Ansicht ändern:

1. Klicken Sie während der Besprechung auf die 3 Punkte.

2. Dann wählen Sie zwischen Galerie, Große Galerie und Zusammen-Modus aus.

 

In Microsoft Teams können sie mit Ihren Studierenden während einer Webkonferenz gemeinsam an einer Office-Datei arbeiten. Dies gilt nur für Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien.

1. Laden Sie eine Datei über Drag & Drop oder dem Symbol "Dateien anfügen" in den Chat Ihrer Microsoft Teams Besprechung hoch.

2. Alle Teilnehmenden und Sie können nun über den Chat das Dokument bearbeiten. Dafür klicken Sie auf die 3 Punkte neben der Datei und dann auf "In Teams bearbeiten".

3. Da alle Änderungen automatisch gespeichert werden, können Sie (und die Teilnehmer*innen) einfach auf "Schließen" klicken, wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind.

 

Mit dieser Funktionalität können Sie beispielsweise

• Word-Dokumente zur Erarbeitung eines Themas nutzen.

• PowerPoint-Dateien für ein Brainstorming während der Webkonferenz verwenden.

• Excel-Tabellen für das gemeinsame Erarbeiten von Rechnungen nutzen.

Sie können während einer Webkonferenz in Microsoft Teams Ihren Desktop, Ihre Vortragsfolien, eine Datei, ein Video oder eine bestimmte App übertragen.

Wenn Sie Ihren gesamten Bildschirm übertragen möchten, müssen Sie vorher den Nutzungsbedingungen im Contropanel zustimmen:

1. Öffnen Sie das Controlpanel und melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie dort auf "Microsoft Teams" und "Teams Funktionen".

3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.

 

Bitte beachten Sie: Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, kann es bis zu mehreren Stunden dauern, bis die Berechtigungen angepasst werden.

Wenn Sie eine Webkonferenz gestartet haben, können Sie wie folgt vorgehen, um Ihren Bildschirm oder einzelne Fenster zu teilen:

1. Wählen Sie in der oberen Schaltfläche das Symbol "Teilen" aus.

2. Nun können Sie auswählen, was Sie teilen möchten.

3. Wählen Sie "Präsentation beenden", um die Bildschirmübertragung zu beenden.

 

Wenn Sie ein lokal gespeichertes Video oder ein Video aus dem Internet abspielen möchten, ist es wichtig, dass Sie in Microsoft Teams beim Übertragen des Bildschirms die Auswahl "Include system audio" getroffen haben:

1. Klicken Sie in einem Meeting in der Schaltfläche das Symbol "Teilen".

2. Setzen Sie ein Häkchen neben "Include system audio".

3. Wählen Sie unter Desktop den gesamten Bildschirm aus.

 

Über die Besprechugnsoptionen können Sie festlegen, wer während einer Webkonferenz den Bildschirm übertragen kann.

1. Öffnen Sie den Besprechungstermin und klicken Sie auf den Link "Besprechungsoptionen". Sie finden diesen unter dem Teilnahmelink "An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen".

2. Sie können in den Besprechungsoptionen neben "Wer kann präsentieren" folgendes auswählen:
   a) "Nur ich": Nur Sie als Referent*in können präsentieren. Falls Sie während der Webkonferenz dennoch jemand anderen erlauben möchten den Bildschirm zu teilen, dann können Sie über die Teilnehmer*innenliste der Person den Referent*innenstatus erteilen.
   b) "Bestimmte Personen": Sie können bestimmte Personen hinzufügen, die ebenfalls ihren Bildschirm teilen dürfen.

3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Speichern".

 

HINWEIS!
Nur Organisator*innen der jeweiligen Besprechung können die Besprechungsoptionen verändern.

1. Wählen Sie in der Schaltfläche das Symbol "Teilnehmer anzeigen" aus. Sie sehen alle namen der Personen aufgelistet, die an Ihrer Webkonferenz teilnehmen.

2. Bei mehr als 3 Teilnehmer*innen haben Sie auch die Möglichkeit über den Link "Alle stummschalten" rechts oben, das Mikrofon aller Teilnehmer*innen zu deaktivieren.

3. Sie können während der Webkonferenz auch zusätzliche Teilnehmer*innen hinzufügen. Geben Sie in das Feld "Jemanden einladen" die Matrikelnummer Ihrer Studierenden ein oder den Namen einer Kollegin oder eines Kollegen.

 

HINWEIS!
Bitte beachten Sie, dass in Microsoft Teams nur WU Angehörige gefunden werden können.

Während einer Webkonferenz können Sie den Chat aktivieren und dabei Dateien hochladen oder Studierende auffordern, dass sie Dateien (z.B. Präsentationen, Hausarbeiten, etc.) zur Verfügung stellen.

HINWEIS!
Bitte bedenken Sie, dass zu viel Datenverkehr (Up- und Downloads) die Qualität der Webkonferenz beeinflussen kann (Unterbrechungen der Sprachübertragung etc.).

Die Aufzeichnung und Speicherung von Bild-, Audio- und Videomaterial sowie von Textinhalten (z.B. im Rahmen der Kommentarfunktion) stellt eine datenschutzrechtlich relevante Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Aus diesem Grund wurde eine Vereinbarung mit den Betriebsräten zu Microsoft Teams festgelegt. Diese besagt, dass die Aufzeichnung standardmäßig deaktiviert ist und diese nur durch Zustimmung einer Nutzungsbedingung aktiviert werden kann:

1. Öffnen Sie das Controlpanel und melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

2. Klicken Sie dort auf Microsoft Teams und Teams Funktionen.

3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.

 

Bitte beachten Sie: Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, kann es bis zu mehreren Stunden dauern, bis die Berechtigungen angepasst werden.

1. Während einer Webkonferenz können Sie wie folgt vorgehen, um diese aufzuzeichnen:

2. Klicken Sie auf die drei Punkte in der Schaltfläche. Es öffnet sich dabei ein Fenster mit weiteren Optionen.

3. Dort wählen Sie "Aufzeichnung beginnen" aus um die Aufzeichnung Ihrer Webkonferenz zu starten.

4. Um die Aufzeichnung zu beenden, wählen Sie in der unteren Schaltfläche die drei Punkte und "Aufzeichnung beenden" aus.

 

• Die Aufzeichnung wird anschließend verarbeitet (dies kann eine Weile dauern) und in Microsoft OneDrive gespeichert, und kann dann wiedergegeben werden.

• Außerdem wird sie im Besprechungschat (oder im für die Besprechung verwendeten Kanal) angezeigt.

• Ein aufgezeichnetes MS Teams Meeting kann über die Importfunktion auch direkt in die Medienplattform Planet eStream hochgeladen werden (siehe Planet eStream WU Guide).

Sie können während einer Webkonferenz in Microsoft Teams Gruppenräume erstellen und die Teilnehmer*innen manuell oder automatisch zu den Gruppenräumen zuweisen, sofern Sie die Besprechung organisiert haben.

1. Haben Sie als Besprechungsorganisator*in die Besprechung gestartet, wird Ihnen das Symbol für Gruppenräume angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol.

2. Legen Sie fest, wie viele Gruppenräume Sie erstellen möchten. Sie können bis zu 50 Gruppenräume erstellen.

3. Wählen Sie aus, ob Sie die Teilnehmer*innen automatisch oder manuell den Gruppenräumen zuweisen möchten. Dies können Sie später ändern.

4. Im rechten Seitenmenü erhalten Sie eine Liste aller Gruppenräume. Dort können Sie alle Gruppenräume nun gleichzeitig starten. Bei einer automatischen Zuteilung der Teilnehmer*innen erhalten diese eine Information, dass sie in wenigen Sekunden einem Gruppenraum zugewiesen werden. Bei einer manuellen Zuteilung werden die Teilnehmer*innen gefragt, ob sie den für sie zugewiesenen Gruppenraum betreten möchten.

5. Sobald die Gruppenräume gestartet sind, können Sie über die 3 Punkte neben den Gruppenräumen, diese betreten, umbenennen oder schließen.

6. Falls die Teilnehmer*innen den Chat im Gruppenraum benutzen, klicken Sie auf Chat im linken Seitenmenü des zweiten Microsoft Teams Fenster, um die Chatnachrichten der jeweiligen Gruppenräume einzusehen.

7. Sobald Sie die Gruppenräume schließen, erhalten die Teilnehmer*innen eine Benachrichtigung, dass ihre Gruppenräume in 10 Sekunden geschlossen werden. Die Teilnehmer*innen kehren dann automatisch zurück zur Besprechung.

 

In Microsoft Teams können WU Angehörige gefunden werden. WU-Mitarbeitende werden in Microsoft Teams mit "Nachname, Vorname" und Studierende mit "Vorname Nachname" dargestellt.

Für eine Webkonferenz ist es nicht notwendig, Personen manuell hinzuzufügen. Dafür senden Sie den Teilnahmelink an alle Beteiligten per E-Mail aus.

Sie können während einer Besprechung eine Anwesenheitsliste herunterladen. Diese beinhaltet die E-Mail Adresse der Teilnehmenden sowie die Information, wann der*die Teilnehmer*in der Besprechung beigetreten ist oder dieses verlassen hat.

1. Klicken Sie während einer Webkonferenz auf das Symbol "Teilnehmer anzeigen". Es öffnet sich die Teilnehmerliste.

2. Klicken Sie dort auf die 3 Punkte und dann "Anwesenheitsliste herunterladen".

3. Sie finden die Anwesenheitsliste im linken Seitenmenü in Microsoft Teams unter "Dateien" und "Downloads".

 

Die Anwesenheitsliste ist eine CSV Datei und kann beispielsweise mit Excel geöffnet werden.

HINWEIS!
Bitte informieren Sie Ihre Studierenden über die gespeicherten Daten in den Anwesenheitslisten.

Nein. Die WU Lizenz beinhaltet nicht das Telefonieren über Microsoft Teams über Eingabe einer Telefonnummer.

Es ist möglich Gäste oder externe Personen, die über kein Microsoft Teams Konto verfügen, zu einer Webkonferenz einzuladen.

1. Kopieren Sie den Teilnahmellink Ihrer Webkonferenz.

2. Schicken Sie diesen per E-Mail an die E-Mail Adressen der externen Teilnehmer*innen. Weisen Sie diese daraufhin, dass sie den Link mit Google Chrome oder Microsoft Edge öffnen sollen.

3. Sobald die Teilnehmer*innen auf den Link klicken, werden sie automatisch zur Webseite weitergeleitet.

4. Die Teilnehmer*innen werden zunächst gefragt, ob sie mit der Desktop-App oder im Web an der Webkonferenz teilnehmen möchten.

5. Die Teilnehmer*innen müssen auf den Link "Als Gast teilnehmen" klicken und werden gebeten einen Namen einzugeben, um als Gast an der Besprechung teilnehmen zu können.

6. ACHTUNG: Gäste bleiben zunächst im Wartebereich und werden erst in die Besprechung eingelassen, wenn der/die Organisator*in des Meetings dies zulässt!

 

Das Liveereignis in Microsoft Teams können Sie einsetzen, wenn Sie für Ihre Lehrveranstaltung eine Webkonferenz in einem Frontalformat mit mehr als 1000 Studierende und bis zu max. 10.000 Teilnehmer*innen planen.

Bitte beachten Sie, dass in einem Liveereignis Teilnehmer*innen nur zuhören und zusehen können, und kaum Möglichkeit haben mit den Lehrenden in Interaktion zu treten:

• Teilnehmer*innen können nur über einen "Frage & Antworten (F&A)"-Bereich anonym oder nicht anonym Fragen stellen.

• Alle weiteren Interaktionsmöglichkeiten sind den Teilnehmer*innen nicht erlaubt (Mikrofon, Kamerabild, Bildschirm teilen).

Weitere Informationen und Anleitungen zum Liveereignis finden Sie bei Microsoft Support.

Teams für Microsoft Teams können im Controlpanel erstellt werden.

1. Dafür besuchen Sie das Controlpanel und melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

2. Im linken Seitenmenü klicken Sie auf "Meine Teams" und "Übersicht".

3. Um ein Team zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Hinzufügen".

4. Füllen Sie das Formular aus und speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf "Speichern".

 

Mehr Informationen über ein Team finden Sie auf der Microsoft Webseite.

Ein Team in Microsoft Teams kann aus mehreren Kanälen bestehen. Nutzen Sie die Kanäle um mit Ihren Studierenden Diskussionen zu führen, Fragen zu beantworten oder Informationen anzukündigen.

1. Besuchen Sie das Team in Microsoft Teams.

2. Klicken Sie neben dem Teamnamen auf die 3 Punkte.

3. Klicken Sie auf „Kanal hinzufügen.

4. Geben Sie einen Kanalnamen ein.

5. Unter Datenschutz können Sie auswählen, ob alle Mitglieder des Teams den Kanal sehen können (Standard) oder ob nur bestimmte Mitglieder auf den Kanal zugreifen können (Privat).

6. Wählen Sie „Diesen Kanal automatisch in der Kanalliste aller Benutzer anzeigen“ aus, damit der Kanal für alle Mitglieder des Teams eingeblendet wird.

7. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

 

Mehr Informationen über Kanäle in einem Team finden Sei auf der Microsoft Webseite.

Als Besitzer*in eines Teams können Sie das Team in Microsoft Teams löschen.

1. Klicken Sie in Microsoft Teams links auf "Teams".

2. Klicken Sie neben dem Team, das Sie löschen möchten, auf die 3 Punkte.

3. Klicken Sie auf "Team löschen".

 

Damit löschen Sie das gesamte Team inklusive den Beiträgen, Mitglieder, Dateien in diesem Team.

Die folgende Beschreibung gilt nur dann, wenn Sie bei der Erstellung eines Teams die LV-Vorlage ausgewählt haben.

Sie können über das Controlpanel mehrere Mitglieder über eine CSV- und TXT-Datei in ein Team hinzufügen.

1. Dafür besuchen Sie das Contropanel und melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

2. Im linken Seitenmenü klicken Sie auf "Meine Teams" und "Übersicht". Sie erhalten eine Liste von Teams, die Sie erstellt haben.

3. Klicken Sie neben dem Team auf den Button "Mitglieder hochladen".

4. Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die Datei aus.

5. Danach klicken Sie auf "Speichern".

6. Die Personen in Ihrer Datei wurden als Mitglieder (nicht Besitzer*innen) in Ihr Team hinzugefügt.

 

HINWEIS!
Bereits bestehende Mitglieder des Teams werden dabei überschrieben.