Das HSchG definiert einen persönlichen Geltungsbereich.

Das HSchG gilt nur für Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in ihrer Eigenschaft als Arbeitnehmer*in, Bedienstete*r, Leitungs-/Verwaltungs-/Aufsichtsorgan, Bewerber*in für eine offene Stelle, Praktikant*in, Volontär*in, Selbstständige*r, Mitarbeiter*in eines Subunternehmers / Lieferanten Informationen über Rechtsverletzungen erlangt haben und diese Informationen einer internen oder externen Stelle weitergibt oder veröffentlicht (öffentlich zugänglich macht).

Beachten Sie, dass der Schutz des HSchG nur gilt (§ 6 HSchG), wenn

• der*die Hinweisgeber*in davon ausgehen darf, dass die Meldung wahr ist und

• die meldende Person (Hinweisgeber*in) in den persönlichen Geltungsbereich des HSchG fällt (siehe oben) und

• die Meldung in den sachlichen Geltungsbereich des HSchG fällt

Über das online WU-Whistleblowing-System können Sie in wenigen Schritten eine Meldung einreichen.

Das WU-Whistleblowing-System ist sowohl für Desktop-Betriebssysteme (Windows etc.) als auch Mobilgeräte (Android, iOS etc.) optimiert und über den Web-Browser zugänglich.

• Klicken Sie auf https://wu-whistleblowing.vco.ey.com und  

• anschließend auf die Schaltfläche „Rechtsverletzung melden“ 

• Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus (Deutsch oder Englisch), um zum Fragebogen zu gelangen.

• Beantworten Sie die Fragen zum Vorfall so detailliert wie möglich.

• Nachdem Sie die Datenschutzerklärung gelesen und bestätigt haben, können Sie die Meldung abschicken.

• Anschließend sehen Sie einen individuellen Token-Code, der aus Zahlen und Buchstaben besteht.

Wichtig: Schreiben Sie den Token-Code auf und verwahren ihn an einem sicheren Ort. Wenn Sie den Token-Code verlieren, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Meldung.

• Mit diesem Code können Sie sich über wu-whistleblowing.vco.ey.com mit einem Klick auf die Schaltfläche „Updates zu Ihrer Meldung ansehen“ erneut anonym in das WU-Whistleblowing-System einloggen, damit können Sie:

  • Bearbeitungsstatus Ihrer Meldung ansehen

  • Dateien zu Ihrer Meldung hochladen

  • anonym mit den Meldungsbearbeiter*innen über eine Chat-Funktion Kontakt aufnehmen

• Muss ich Beweise für den Vorfall, den ich melden möchte, haben?
  NEIN, es reicht, dass Sie aufgrund Ihrer Wahrnehmung annehmen können, dass eine Rechtsverletzung im Sinne und im Geltungsbereich des HSchG vorliegt. Versuchen Sie keinesfalls selbst Beweise (z.B. Dokumente) zu beschaffen. Dies kann Rechte verletzen und die Aufklärung beeinträchtigen.

Alle Meldungen werden von einem Team – den Meldungsbearbeiter*innen – bearbeitet. Die Kommunikation im System erfolgt in der Regel durch die im System integrierte Chat-Funktion. Dies ist ein zusätzlicher Schutzaspekt.

Dabei werden folgende Schritte vorgenommen:

• Schritt 1 - Eingangsbestätigung: Innerhalb von sieben Tagen erhalten Sie eine Eingangsbestätigung zu Ihrer Meldung. Dies erfolgt grundsätzlich im WU-Whistleblowing-System über die Chat-Funktion.

• Schritt 2 - Ersteinschätzung/Plausibilitätsprüfung: Die Meldungsbearbeiter*innen beurteilen, ob Ihre Meldung plausibel ist und genügend Informationen für die weitere Bearbeitung enthält. Wenn weitere Informationen benötigt werden, nimmt das Meldungsbearbeitungs-Team via Chat-Funktion mit Ihnen Kontakt auf. Loggen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Token-Code ein, um das Bearbeitungs-Team zu unterstützen. Wenn es genügend Anhaltspunkte gibt, die für die Weiterverfolgung eines Vorfalls sprechen und diese als plausibel erscheinen, werden weitere Maßnahmen ergriffen. Sollte dies nicht der Fall sein, so werden Sie über diese Entscheidung informiert.

• Schritt 3 - Folgemaßnahmen: Folgemaßnahmen zur Aufarbeitung des Vorfalls können z.B. eine interne Untersuchung, ggf. mit Unterstützung durch externe Dienstleister, sein. Innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Eingangsbestätigung werden Sie über diese Folgemaßnahmen bzw. über einen Zwischenstand informiert.

Wichtig: Checken Sie mittels erhaltenen Token-Code regelmäßig den aktuellen Stand Ihrer Meldung. So können die Bearbeiter*innen und die Melder*innen einen zeitnahen Informationsaustausch gewährleisten.

Ja, Ihre Meldung wird streng vertraulich behandelt.

Informationen zu Ihrer Meldung werden nur an jene Personen übermittelt, die für die Aufklärung des Vorfalls unbedingt informiert werden müssen und nur in einem Ausmaß, das für die Aufklärung des Sachverhalts unbedingt notwendig ist (need-to-know-Prinzip).

• Sie befinden sich nicht im Unternehmens-Netzwerk (Intranet / VPN)​.

• Sie nutzen kein Gerät (Smartphone, Computer etc.), das Ihnen von der WU zur Verfügung gestellt wurde​.

• Sie haben Metadaten aus übermittelten Dokumenten gelöscht (zB Autor*innen des Dokumentes).​

• Sie geben keine Kontaktdaten oder Informationen an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen​.

• Sie nutzen einen Anonymisierungsdienst, um Ihre IP-Adresse zu schützen.

Dies erfolgt durch ein Dreier-Team, die Meldungsbearbeiter*innen. Diesem Team gehören die Leitungen der Rechtsabteilung, des Büros des Rektorats und der Internen Revision an. In der WU POL zur Meldungsbearbeitung (siehe Regelungsdatenbank Regelungen und Formulare (wu.ac.at)) sind die Grundsätze der Bearbeitung enthalten. Dazu gehören u.a. Objektivität und Unparteilichkeit, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Einhaltung eines Mehraugenprinzips.

Gegebenenfalls werden weitere unternehmensinterne Personen involviert. Falls erforderlich können auch externe Spezialist*innen wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer*innen, forensische Expert*innen sowie Anwält*innen zur Aufklärung und für Folgemaßnahmen hinzugezogen werden. Diese unterliegen strengen Verschwiegenheitsverpflichtungen.

Gemäß § 14 Abs 1 HSchG sollen Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber prüfen, ob sie einen Hinweis zunächst einer internen Stelle geben können. Einer externen Stelle sollen Hinweise vor allem dann gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem entsprechend den Bestimmungen des HSchG nicht möglich, nicht zweckentsprechend oder nicht zumutbar ist oder sich als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.

Für solche Fälle erreichen Sie die externe Meldestelle beim Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) mit diesem Link: Meldestellen (bak.gv.at)

Bitte beachten Sie auch die FAQ des BAK: FAQ (bak.gv.at)